Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành quy định bắt buộc đối với doanh nghiệp, giúp quản lý hóa đơn thuận tiện hơn và giảm thiểu rủi ro sai sót. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kế toán cần nắm rõ 2 loại hóa đơn điện tử quan trọng để áp dụng đúng trong thực tế.
1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
Định nghĩa:
- Là hóa đơn được lập trên hệ thống của doanh nghiệp nhưng phải gửi đến cơ quan thuế để cấp mã xác thực trước khi giao cho khách hàng.
Đặc điểm:
- Có mã của cơ quan thuế trên mỗi hóa đơn, giúp xác minh tính hợp lệ.
- Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và cấp mã ngay khi nhận được hóa đơn từ doanh nghiệp.
- Thường áp dụng cho doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp có rủi ro về thuế hoặc doanh nghiệp thuộc diện bắt buộc theo quy định.
Ưu điểm:
- Minh bạch, hạn chế gian lận hóa đơn khống.
- Doanh nghiệp không phải lưu trữ hóa đơn thủ công, giảm sai sót khi kê khai thuế.
- Cơ quan thuế dễ dàng quản lý, giúp ngăn chặn gian lận hóa đơn giả.
Nhược điểm:
- Phụ thuộc vào hệ thống của cơ quan thuế, có thể gặp tình trạng chậm phản hồi khi tải lượng xử lý cao.
- Phát sinh thêm bước gửi hóa đơn để xác nhận mã trước khi sử dụng.
2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
Định nghĩa:
- Là hóa đơn được lập và lưu trữ trên hệ thống của doanh nghiệp, không cần gửi cơ quan thuế để cấp mã trước khi sử dụng.
Đặc điểm:
- Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm phát hành và quản lý hóa đơn.
- Không cần chờ cơ quan thuế cấp mã, giúp tiết kiệm thời gian.
- Áp dụng cho doanh nghiệp có rủi ro thuế thấp, doanh nghiệp có doanh thu lớn và ổn định.
Ưu điểm:
- Linh hoạt, không phụ thuộc vào hệ thống của cơ quan thuế.
- Tiết kiệm thời gian khi xuất hóa đơn, giúp doanh nghiệp chủ động hơn.
Nhược điểm:
- Yêu cầu doanh nghiệp có hệ thống kế toán và lưu trữ dữ liệu tốt để tránh sai sót.
Nếu có sai phạm, doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm trước cơ quan thuế.
Doanh nghiệp cần chọn loại hóa đơn nào?
- Doanh nghiệp mới thành lập, có rủi ro thuế cao → Sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Doanh nghiệp lớn, uy tín, rủi ro thuế thấp → Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.
- Một số ngành đặc thù (xăng dầu, điện, nước, viễn thông…) được áp dụng quy định riêng.
Nắm rõ 2 loại hóa đơn điện tử trên sẽ giúp kế toán dễ dàng thực hiện đúng quy định, tránh vi phạm và tối ưu hóa quy trình kế toán thuế.
