Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phát sinh nhiều khoản chi phí. Tuy nhiên, không phải tất cả các khoản chi đều được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Để một khoản chi phí được tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần đảm bảo đáp ứng 3 điều kiện chính theo quy định của Luật Thuế TNDN và các văn bản hướng dẫn hiện hành.
1. Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh:
- Khoản chi phải có liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phục vụ mục đích tạo ra doanh thu, thu nhập chịu thuế.
- Các khoản chi không liên quan đến hoạt động kinh doanh (như chi phí cá nhân, chi tiêu gia đình) sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.
Ví dụ: Chi phí nguyên vật liệu, tiền lương nhân viên, chi phí quảng cáo, tiếp thị,… nếu phục vụ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được tính vào chi phí được trừ.
2. Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp:
- Hóa đơn phải hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
- Nếu chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, phải thanh toán qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp (không dùng tiền mặt).
- Chứng từ kèm theo: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng kê, phiếu chi, lệnh chi ngân hàng…
Lưu ý:
- Hóa đơn phải được lập đúng quy định, tránh sai sót như: thiếu thông tin, sai ngày tháng, sai mã số thuế.
- Nếu chi phí không có hóa đơn (như lương nhân viên, chi phí thuê ngoài), doanh nghiệp cần có hợp đồng, bảng kê khai chi tiết và chứng từ thanh toán.
3. Không thuộc các khoản chi bị loại trừ theo quy định:
Một số khoản chi không được tính vào chi phí được trừ bao gồm:
- Chi phí không phục vụ hoạt động kinh doanh (chi phí cá nhân, chi phí đi du lịch không phục vụ kinh doanh…).
- Chi vượt mức quy định (chi phí khấu hao tài sản cố định vượt mức theo quy định, chi lãi vay vượt mức khống chế…).
- Chi không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Chi tiền lương, tiền công cho người lao động nhưng không có hợp đồng lao động hoặc không kê khai bảo hiểm theo quy định.
- Chi đóng góp từ thiện không đúng quy định.
Ví dụ: Chi phí tiếp khách hợp lý có hóa đơn sẽ được trừ, nhưng nếu chi tiếp khách quá mức thông thường hoặc không có hóa đơn hợp lệ sẽ bị loại trừ.
4. Doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo chi phí hợp lệ?
- Kiểm tra kỹ các khoản chi để đảm bảo có hóa đơn, chứng từ đầy đủ.
- Đối với chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
- Định kỳ rà soát sổ sách kế toán để tránh bị loại trừ chi phí khi quyết toán thuế.
- Tham khảo ý kiến của chuyên gia kế toán – thuế để tối ưu chi phí hợp lý.
- Việc kiểm soát chi phí hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thuế mà còn tránh các rủi ro khi bị cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
