Việc một doanh nghiệp đứng ra thu tiền, chi tiền thay cho một tổ chức hay cá nhân diễn ra phổ biến hiện nay. Khi cung cấp dịch vụ này, các doanh nghiệp phải tiến hành hạch toán thu chi hộ đúng cách, phù hợp với pháp luật hiện hành.
Vậy cách hạch toán thu hộ chi hộ hiện nay được thực hiện như thế nào và căn cứ vào văn bản pháp luật gì? Kế toán Liên Thành giúp bạn trả lời câu hỏi và giải đáp các vấn đề liên quan trong nội dung dưới đây.
Thu hộ chi hộ là gì theo quy định kế toán?
Thu hộ chi hộ là khoản tiền mà doanh nghiệp đứng ra để thu và chi thay cho cá nhân hay tổ chức nào đó. Khoản tiền thu chi hộ không hề liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và theo nguyên tắc, chúng được coi là một khoản nợ phải thu hoặc trả.
Việc thu hộ chi hộ cần được thể hiện thông qua văn bản cụ thể như hợp đồng hay văn bản ủy quyền. Đây chính là cơ sở để xác minh cho hoạt động và mang đến sự thuận tiện cho quá trình giải trình sau này.
Các trường hợp nào thường phát sinh thu hộ chi hộ?
Ngành logistics, vận tải
Trong ngành logistics, vận tải, đặc biệt là vận tải quốc tế, các công ty giao nhận thường thu hộ và chi hộ những chi phí liên quan đến vận chuyển. Các khoản thu hộ trong lĩnh vực bao gồm phí cước tàu, local charge, phí THC từ phía khách hàng nhận hàng. Đối với hoạt động chi hộ có phí lưu container, lưu kho bãi, hải quan… cho đơn vị vận chuyển hay cơ quan chức năng.
Một trường hợp dễ hiểu trong vận tải trong nước Việt Nam là khi bạn sử dụng hình thức thanh toán COD – Cash on Delivery hay thanh toán khi nhận hàng. Đơn vị vận chuyển sẽ nhận hàng từ người bán và thu tiền của người mua khi giao hàng. Như vậy, đơn vị đã thực hiện thu hộ từ người mua để chi trả cho người bán.
Bất động sản
Đối với hoạt động bất động sản, thu hộ chi hộ thường liên quan đến phí dịch vụ, tiện ích hay bảo trì. Chủ đầu tư sẽ thu hộ phí bảo trì, quản lý, điện nước của các căn hộ và văn phòng làm việc. Sau đó, họ chuyển lại số tiền đó cho ban quản lý của tòa nhà, công ty điện lực hay các đơn vị đã cung cấp dịch vụ.
Dịch vụ môi giới
Các công ty hay cá nhân cung cấp dịch vụ môi giới thường thấy là về nhà đất, xuất nhập khẩu, du học, tài chính. Đơn vị thường đại diện để thu hay chi hộ các khoản tiền đặt cọc, tạm ứng, ký quỹ cho bên thứ 3 để hoàn thành thủ tục cần thiết.
Bảo hiểm
Trong lĩnh vực bảo hiểm, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thường thu hộ phí bảo hiểm từ người mua sau đó nộp lại khoản đó cho công ty bảo hiểm. Một số khoản khác cũng có thể được ủy quyền đó là phí khám sức khỏe, giám định thương tổn.
Tiền điện nước
Các công ty hay cá nhân cho thuê văn phòng, căn hộ, thuê lại địa điểm kinh doanh hay các ngân hàng, doanh nghiệp cung cấp ví điện tử… thường thu hộ tiền điện, nước, internet, phí môi trường… từ người thuê và khách hàng. Sau đó, đơn vị thanh toán lại các khoản đó cho đơn vị cung cấp dịch vụ như EVN, Nhà máy nước mặt Sông Đuống, Nhà máy nước Sông Đà.
Thu hộ chi hộ có phải xuất hóa đơn không?
Khi nào cần xuất hóa đơn?
Căn cứ vào Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, Công văn 2519/CT-TTHT và Công văn 8999/CT-TTHT, đối với khoản chi hộ mà hóa đơn có tên doanh nghiệp chi hộ, khi thực hiện thu lại khoản tiền này, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn và tính thuế GTGT.
Có cần kê khai thuế GTGT cho khoản thu hộ chi hộ?
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Công văn 54756/CT-TTHT và Công văn 323/TCT-CS, công ty cung cấp dịch vụ thu hộ, chi hộ không cần kê khai thuế GTGT trừ trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ chi hộ mà hóa đơn mang tên công ty chi hộ. Khi thu lại số tiền chi hộ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT, kê khai và tính thuế GTGT theo quy định.
Hóa đơn thu hộ chi hộ có ghi VAT 10% không?
Nếu hóa đơn mang tên của công ty thu hộ thì khi thu lại tiền phải lập hóa đơn và kê khai thuế. Mức thuế VAT phải ghi tương ứng với thuế suất của hàng hóa hay dịch vụ nên không cố định là 10%.
Kê khai hóa đơn thu hộ chi hộ như thế nào?
Trường hợp hóa đơn > 20 triệu có gì khác biệt?
Với hóa đơn trên 20 triệu và mang tính chất là thu hộ, chi hộ thì doanh nghiệp không được nhận lại tiền chi hộ là tiền mặt. Khi thanh toán, công ty chi hộ phải thanh toán bằng chứng từ thanh toán, không được hoàn trả tiền mặt.
Cách lập hóa đơn thu hộ chi hộ đúng quy định
Cách lập hóa đơn đúng quy định khi thu hộ:
- Doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT khi thu hộ nhưng không xuất hóa đơn thuế GTGT. Khi lập hóa đơn phải ghi rõ “Khoản thu hộ, không chịu thuế VAT”. Khoản thu hộ không phải kê khai, không tính nộp thuế GTGT vì không liên quan đến việc bán hàng hay dịch vụ của doanh nghiệp thu hộ.
- Lập phiếu thu hoặc biên bản xác nhận việc thu hộ.
Khi chi hộ:
- Nếu khoản chi hộ được lập theo tên đối tác, doanh nghiệp thu hộ thì chỉ cần lập phiếu chi. Khi thu tiền từ đối tác, doanh nghiệp thì không cần lập hóa đơn VAT mà chỉ lập phiếu thu.
- Nếu khoản chi hộ lập theo tên của doanh nghiệp chi hộ, khi thu tiền từ đối tác, doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT, phiếu chi và kê khai, nộp thuế VAT.
Hạch toán thu hộ chi hộ theo Thông tư 200 và 107 có gì mới?
Các tài khoản nào được sử dụng ?
Các tài khoản được sử dụng khi hạch toán thu hộ chi hộ gồm 1388, 3388, 111, 112 với các ý nghĩa như sau:
- 1388: khoản phải thu khác, được ghi cho khoản nợ và dùng khi chi hộ
- 3388: khoản phải trả, phải nộp khác, được ghi cho khoản có và dùng khi thu hộ
- 111: tiền mặt dùng để thể hiện tình hình thu chi quỹ tiền mặt
- 112: tiền gửi ngân hàng, dùng để để phản ánh số tiền hiện có và những biến động tăng giảm của khoản tiền gửi
Có khác nhau giữa Thông tư 200 và 107 không?
Sự khác nhau giữa thông tư 200 và 107 được thể hiện qua bảng sau:
| Tiêu chí | Thông tư 200 | Thông tư 107 |
| Đối tượng | Doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực | Đơn vị hành chính sự nghiệp như cơ quan nhà nước, bệnh viện công |
| Tài khoản kế toán | Tài khoản 1388 và 3388 tách rõ thể hiện cho việc thu hộ và chi hộ | Sử dụng chung TK 338 – Phải trả khác để thể hiện khoản thu hộ và chi hộ |
| Nguyên tắc ghi nhận | Phân tách rõ ràng thu hộ và chi hộ, không đưa vào chi phí, doanh thu, chỉ thể hiện trung gian | Chỉ cần ghi nhận đúng bản chất của các khoản có và nợ |
Cách hạch toán chi tiết từng loại nghiệp vụ
Hạch toán chi hộ tiền điện nước, bảo hiểm, phí môi giới
Cách hạch toán chi hộ tiền điện nước, bảo hiểm, phí môi giới thể hiện như sau:
Chi hộ:
- Nợ TK 1388
- Có TK 112
Khi hoàn trả:
- Nợ TK 112
- Có TK 3388
Ví dụ, Công ty A chi hộ tiền điện cho công ty B là 50 triệu đồng bằng chuyển khoản thì ghi như sau:
- Nợ TK 1388: 50.000.000 VND
- Có TK 112: 50.000.000 VND
Khi B hoàn trả:
- Nợ TK 112: 50.000.000 VND
- Có TK 3388: 50.000.000 VND
Hạch toán thu hộ khách hàng, công ty con
Hạch toán thu hộ khách hàng, công ty con thì ghi có và nợ như sau:
Khi thu hộ:
- Nợ TK 112
- Có TK 3388
Khi chuyển lại:
- Nợ TK 3388
- Có TK 112
Ví dụ, công ty thu hộ khách hàng 40 triệu thì sẽ ghi như sau:
Khi thu hộ:
- Nợ TK 112: 40.000.000 VND
- Có TK 3388: 40.000.000 VND
Khi chuyển lại:
- Nợ TK 3388: 40.000.000 VND
- Có TK 112: 40.000.000 VND
Hạch toán thu hộ chi hộ nội bộ có gì đặc biệt?
Hạch toán thu hộ chi hộ nội bộ không tạo ra doanh thu hay chi phí vì các đơn vị nội bộ không có tư cách pháp nhân riêng, trừ trường hợp công ty con là độc lập so với công ty mẹ. Do đó, các khoản thu chi hộ chỉ là luân chuyển tiền trong nội bộ. Trường hợp này không được xuất hóa đơn VAT mà chỉ cần lập phiếu thu chi chi tiết.
Hạch toán khoản thu hộ chi hộ trong ngành logistics
Hạch toán khoản thu hộ chi hộ trong ngành logistics được ghi như sau:
Khi thu hộ:
- Nợ TK 112
- Có TK 3388
Khi chuyển lại:
- Có TK 3388
- Có TK 112
Ví dụ, doanh nghiệp logistics A thu hộ phí hải quan 20.000.000 VND thì hạch toán ghi như sau:
Khi thu hộ:
- Nợ TK 112: 20.000.000 VND
- Có TK 3388: 20.000.000 VND
Khi chuyển lại:
- Có TK 3388: 20.000.000 VND
- Có TK 112: 20.000.000 VND
Có cần kê khai doanh thu từ khoản thu hộ chi hộ không?
Khi nào thu hộ chi hộ không ảnh hưởng đến doanh thu doanh nghiệp?
Theo Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC, các khoản thu hộ chi hộ không liên quan đến hoạt động bán hàng và dịch vụ thì không cần kê khai và không tính thuế VAT. Như vậy, doanh nghiệp thu chi hộ không cần ghi nhận khoản tiền này vào doanh thu nếu chứng thực được chúng chỉ thuần là tiền thu hộ, chi hộ bằng các chứng từ hợp lệ.
Khi nào bị truy thu thuế vì kê khai sai?
Doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế vì kê khai sai trong các trường hợp sau:
- Ghi khoản tiền thu hộ thành doanh thu
- Xuất hóa đơn VAT không chính xác, xác định mức thuế VAT sai
- Thiếu giấy tờ chứng minh khoản thu hộ chi hộ đúng bản chất.
Dịch vụ kế toán thu hộ chi hộ là gì?
Dịch vụ kế toán thu hộ chi hộ là loại hình dịch vụ do công ty chuyên về kế toán cung cấp cho các doanh nghiệp chuyên thu chi hộ. Những hoạt động kế toán này bao gồm ghi nhận, theo dõi và báo cáo các khoản tiền nhận và chi hộ cho bên thứ ba hay giữa các đơn vị trong nội bộ của doanh nghiệp.
Sử dụng dịch vụ kế toán thu hộ chi hộ mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như thực hiện quy trình thu chi hộ đúng pháp luật, ghi nhận các khoản chuẩn xác, tiến hành theo dõi và quản lý dòng tiền hiệu quả. Ngoài ra, công ty kế toán Liên Thành còn cung cấp nhiều gói dịch vụ khác như:
- Dịch vụ kế toán trọn gói: thay doanh nghiệp hoàn thành mọi vấn đề về nghĩa vụ thuế và các công việc liên quan như ghi sổ, lập báo cáo tài chính, kê khai thuế, quyết toán thuế, đóng thuế.
- Dịch vụ báo cáo thuế trọn gói: thay doanh nghiệp thực hiện công việc liên quan đến lập và nộp tờ khai thuế đúng hạn, đúng pháp luật.
- Dịch vụ quyết toán thuế doanh nghiệp: giúp doanh nghiệp chuẩn bị và hoàn thành hồ sơ quyết toán thuế doanh nghiệp như TNDN, TNDN, VAT cho năm tài chính.
- Dịch vụ quyết toán thuế cá nhân: giúp cá nhân hoàn thành nghĩa vụ thuế TNCN tính trên thu nhập từ tiền lương và các nguồn khác.
Quy định pháp luật mới nhất về thu hộ chi hộ 2025
Có gì thay đổi so với trước?
Những thay đổi mới về thu hộ chi hộ theo quy định trong Thông tư 15/2024/TT-NHNN bao gồm:
- Dịch vụ thu hộ: tổ chức cung cấp dịch vụ thu hộ phải đúng theo nội dung đã thỏa thuận với bên thụ hưởng và phù hợp với luật pháp Việt Nam.
- Dịch vụ chi hộ: tổ chức cung cấp dịch vụ chi hộ phải thực hiện đúng theo yêu cầu của bên trả tiền và tuân thủ quy định có liên quan.
- Tổ chức cung cấp dịch vụ phải quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn của các bên để đảm bảo quá trình cung cấp dịch vụ diễn ra an toàn.
- Đơn vị cung cấp dịch vụ phải được Ngân hàng Nhà nước cấp giấy phép hoạt động cung cấp dịch vụ thu hộ chi hộ.
Thông tư, nghị định nào cần lưu ý?
Khi hoạt động trong lĩnh vực thu hộ chi hộ, các doanh nghiệp cần chú ý đến các văn bản pháp luật sau:
- Thông tư 15/2024/TT-NHNN bắt đầu hiệu lực từ 01/7/2024
- Nghị định 52/2024/NĐ-CP
- Thông tư 200/2014/TT-BTC và những văn bản sửa đổi bổ sung gồm Thông tư 75/2015/TT-BTC, Thông tư 53/2016/TT-BTC.
Câu hỏi thường gặp về hạch toán thu hộ chi hộ
Hạch toán thu hộ chi hộ có bắt buộc không?
Có. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, mọi giao dịch tài chính trong doanh nghiệp đều phải được ghi nhận rõ ràng. Do đó, khi doanh nghiệp có giao dịch thu hộ chi hộ thì phải hạch toán vào sổ sách kế toán và dùng đúng tài khoản.
Xuất hóa đơn thu hộ có ghi nhận doanh thu không?
Không vì đây là khoản tiền mà doanh nghiệp thu hộ cho bên thứ 3, không phải khoản thực thu do sản xuất, cung cấp hàng hóa hay dịch vụ.
Không có biên bản thỏa thuận thu hộ chi hộ thì có bị xử phạt không?
Có thể bị xử phạt. Nếu không có bản thỏa thuận thì khoản thu chi hộ sẽ trở thành khoản doanh thu hoặc chi phí. Điều này có nghĩa các khoản sẽ bị tính thuế GTGT và TNDN. Nếu cơ quan thuế kiểm tra thì doanh nghiệp thu chi hộ có thể bị phạt do khai sai hay trốn thuế căn cứ theo Luật 38/2019/QH14.
Thu hộ chi hộ có cần ký kết hợp đồng riêng không?
Thu hộ chi hộ không bắt buộc phải ký kết hợp đồng riêng nhưng phải có chứng từ như biên bản thỏa thuận, email ủy quyền rõ ràng.
Hạch toán sai có bị truy thu thuế không?
Có. Tình huống xảy ra khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thu hộ chi hộ ghi sai bản chất khoản thu, chi hộ thành khoản doanh thu, chi phí hoặc doanh nghiệp không có chứng từng rõ ràng được ủy quyền thực hiện hoạt động trên.
Thu hộ chi hộ và thanh toán hộ có giống nhau không?
Thu hộ chi hộ và thanh toán hộ đều là thay mặt đơn vị khác để thực hiện giao dịch tài chính nhưng đó lại là hai nghiệp vụ kế toán khác nhau. Mục đích của thu chi hộ là quản lý tiền và không phát sinh doanh thu.
Trong khi đó, thanh toán hộ hướng đến việc đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng theo kế hoạch về thời gian. Khi hạch toán, thu chi hộ sử dụng các tài khoản là 111, 112, 138, 338 nhưng thanh toán hộ sử dụng các tài khoản là 111, 112, 138.
Các khoản thu hộ, chi hộ có phải kê khai thuế không?
Doanh nghiệp thu chi hộ không cần kê khai thuế VAT và TNDN nếu chứng minh được đây không phải khoản phát sinh do hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ.
Có nên sử dụng dịch vụ thu hộ chi hộ của ngân hàng không?
Có vì các ngân hàng đều có nhân viên kế toán chuyên nghiệp, đảm bảo thực hiện nghiệp vụ chuẩn xác, minh bạch và hạn chế được tối đa rủi ro.
