Quyết toán thuế là công việc mà các công ty thương mại phải thực hiện hàng năm. Đây là quá trình tổng hợp, kiểm tra và xác định chính xác số tiền thuế thực tế mà doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế. Trong bài viết này, Kế toán Liên Thành chia sẻ đến bạn kinh nghiệm quyết toán thuế công ty thương mại để hoạt động diễn ra thuận lợi, tránh những sai sót không đáng có.
Quyết toán thuế áp dụng ra sao với công ty thương mại?
Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp thương mại áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực mua bán hàng hóa và dịch vụ. Các đơn vị này không trực tiếp sản xuất ra chúng mà chủ yếu thực hiện hoạt động mua vào và bán ra.
Những công việc cần thực hiện khi quyết toán là tổng hợp, kiểm tra và xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với nhà nước. Đây là bước làm cuối cùng để tính toán chính xác số tiền thuế phải nộp, đã nộp, được hoàn và còn thiếu so với thực tế. Hoạt động quyết toán thường được thực hiện theo năm tài chính và phụ thuộc vào từng loại là thuế TNDN, TNCN và GTGT.
Công ty thương mại phải quyết toán những loại thuế nào?
Thuế GTGT trong hoạt động mua bán hàng hóa
Thuế GTGT là loại phổ biến nhất trong các dây là loại thuế gián thu, do người mua chịu nhưng công ty phải có trách nhiệm là kê khai và nộp thay.
Khi quyết toán thuế GTGT, công ty phải có hóa đơn giao dịch hợp lệ, có chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu trở lên. Các mức thuế GTGT hiện nay đang được áp dụng là 0%, 5% và 10%. Mức áp dụng cụ thể phụ thuộc vào loại hàng hóa, dịch vụ cụ thể mà đơn vị cung cấp.
Thuế TNDN có gì đặc thù với công ty thương mại?
Thuế TNDN trong các công ty thương mại là loại thuế trực thu, đánh trực tiếp vào khoản thu nhập mà đơn vị phải chịu thuế. Một số đặc thù nổi bật khi quyết toán thuế TNDN của công ty thương mại gồm:
- Chi phí trong doanh nghiệp tập trung vào hàng hóa như giá vốn hàng bán, lượng nhân viên, vận chuyển, truyền thông quảng cáo, lưu kho. Chi phí thưởng không có chi phí sản xuất do công ty không thực hiện sản xuất ra các mặt hàng.
- Doanh thu thường đến từ hoạt động bán hàng, được thể hiện cụ thể thông qua hóa đơn nên dễ xác định.
- Mức lãi và lỗ trong năm tài chính phụ thuộc vào giá nhập, mức chiết khấu từ nhà cung cấp.
Hồ sơ quyết toán thuế công ty thương mại cần chuẩn bị những gì?
Hồ sơ quyết toán thuế công ty thương mại bao gồm sổ sách kế toán và chứng từ liên quan đến hoạt động mua bán, hóa đơn đầu vào – đầu ra, bảng kê hàng tồn kho, đối chiếu doanh thu và giá vốn, hợp đồng lao động và hợp đồng kinh tế đi kèm, giấy phép kinh doanh
Sổ sách kế toán và chứng từ liên quan đến hoạt động mua bán
Công ty cần xuất toàn bộ sổ cái từ 1 đến 9, bảng cân đối số phát sinh (CĐPS) và công nợ ở năm thực hiện quyết toán thuế dưới dạng tập tin Excel để gửi vào hòm thư điện tử của cơ quan thuế. Sau đó, công ty in chung các tập tin và đóng thành quyển. Các cuốn này được đóng thùng rồi mang đến cơ quan thuế để thực hiện kiểm tra.
Hóa đơn đầu vào – đầu ra
Trong hồ sơ quyết toán thuế, các công ty thương mại phải chuẩn bị hóa đơn kép theo tờ khai thuế theo tháng/ quý hoặc hóa đơn kẹp chứng từ như phiếu thu, nhập kho, hạch toán. Với hóa đơn kẹp tờ khai phải sắp chúng thành bộ tuân theo thời gian là tháng/ quý. Trong khi đó, hóa đơn kẹp chứng từ cần lưu ý:
- Sắp xếp chứng từ, hóa đơn mua vào và bán ra theo thứ tự kê khai.
- Trong trường hợp tờ khai thuế mất thì phải làm công văn lên đơn vị thuế để xin bản sao.
Bảng kê hàng tồn kho, đối chiếu doanh thu và giá vốn
Bảng kê hàng tồn kho trong sổ sách phải khớp với tình hình thực tế. Trong trường hợp có sai lệch thì phải thực hiện truy thu thuế GTGT và TNDN theo phương pháp ấn định. Việc truy thu phải dựa vào tình trạng âm kho thực tế và các phiếu nhập xuất, thẻ kho, bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Khi thực hiện đối chiếu doanh thu, kế toán cần kiểm tra tài khoản 511, xem kết quả kinh doanh và bảng kê PL01-1/GTGT. Nếu ngày trên phiếu xuất kho và hóa đơn khác nhau thì phải điều chỉnh để trùng khớp với thời gian xuất.
Với giá vốn, kế toán phải kiểm tra thông tin hàng bán có được xuất hóa đơn đúng ngày hay không, mặt hàng có tồn kho hay không và có được giao đúng ngày không. Nếu hàng hóa tồn kho thì phải sử dụng phương pháp tính giá tồn kho đúng theo quy định hiện nay.
Các hợp đồng đi kèm với hồ sơ quyết toán thuế công ty thương mại
#1. Hợp đồng lao động và hợp đồng kinh tế đi kèm
- Hợp đồng lao động bao gồm các giấy tờ là quyết định tăng lương kèm phụ lục hợp đồng lao động, hợp đồng lao động, bảng chấm công, quyết toán thuế TNCN.
- Hợp đồng kinh tế: hợp đồng kinh tế đã ký, phụ lục của hợp đồng, thanh lý hợp đồng hoặc biên bản giao nhận, các hợp đồng đầu vào như hợp đồng nguyên tắc, hợp đồng mượn xe.
#2. Giấy phép kinh doanh.
Giấy phép kinh doanh bản photo có dấu chiện sao y đúng với bản gốc. Chứng từ được kẹp chung với các chứng từ khác như đăng ký mẫu dấu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải chuẩn bị thêm giấy tờ liên quan đến điều lệ và quy chế chế tài của doanh nghiệp.
Hướng dẫn quyết toán thuế cho công ty thương mại
Rà soát, phân loại chứng từ – tránh sai sót ngay từ đầu
Những công việc cần thực hiện khi rà soát, phân loại chứng từ để giảm tối đa trường hợp sai sót xảy ra gồm:
- Kiểm tra lại toàn bộ các thông tin liên quan đến hóa đơn đầu vào, đầu ra, chứng từ thanh toán như ngày tháng thực hiện, nội dung hóa đơn, mã số thuế.
- Phân loại các chứng từ theo từng nhóm dễ theo dõi như mua hàng, bán hàng, tiếp khách, thuê xe, vận chuyển, tiền lương, truyền thông quảng cáo…
- Với những khoản chi trên 20 triệu thì đảm bảo chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt để đủ điều kiện được khấu trừ thuế GTGT.
Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp đúng cách
Khi quyết toán thuế công ty thương mại, chi phí trong chủ yếu là liên quan đến hoạt động mua hàng, lương, vận chuyển, marketing do công ty không thực hiện sản xuất. Thực hiện hạch toán chi phí bán hàng sẽ sử dụng tài khoản TK 641 và hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng tài khoản TK 642. Lưu ý quan trọng, đối với các chi phí hợp lý phải có chứng từ hợp lệ, đầy đủ hóa đơn và thanh toán đúng với quy định.
Nộp tờ khai, báo cáo tài chính và các phụ lục liên quan
Doanh nghiệp thực hiện nộp tờ khai, báo cáo tài chính và các phụ lục liên quan nhanh chóng và đơn giản bằng cách truy cập website của Tổng cục thuế. Sau khi gửi thành công các giấy tờ, đơn vị thuế sẽ tiếp nhận và trả kết quả. Thời hạn để nộp giấy tờ là chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính của doanh nghiệp.
Những lỗi hay gặp khi quyết toán thuế ở công ty thương mại
- Hóa đơn mua hàng nhưng thông tin trong hóa đơn không hợp lệ hoặc hóa đơn chưa được cập nhật vào sổ sách doanh nghiệp.
- Sử dụng hóa đơn khống trong quá trình mua bán.
- Kê khai hóa đơn sai thời điểm như hóa đơn xuất vào tháng 2 nhưng ghi nhận vào doanh thu tháng 3 làm chênh chệch doanh thu, nghĩa vụ thuế tính theo tháng hoặc quý.
- Hóa đơn không xuất kịp thời khi mua hàng dẫn đến ghi nhận doanh thu sai hoặc trốn thuế.
- Dữ liệu trong tờ báo cáo thuế và sổ sách kế toán không khớp nhau. Nguyên nhân có thể đến từ việc doanh thu trên tờ khai thuế GTGT không phù hợp với báo cáo tài chính, sai lệch giữa chi phí trên báo cáo tài chính và số liệu trên tờ khai thuế TNDN.
- Chi phí không hợp lý bị loại khỏi chi phí hợp lệ do một số nguyên nhân như không có hóa đơn chứng từ hợp lệ, khoản chi phí đã vượt mức quy định, khoản chi trên 20 triệu nhưng thanh toán bằng tiền mặt.
5 điểm cần “soi kỹ” khi quyết toán thuế công ty thương mại
Hàng tồn kho cuối kỳ – thường bị bỏ sót
Doanh nghiệp cần kiểm kê thực tế về hàng hóa tồn kho cuối kỳ và đối chiếu với sổ sách để đảm bảo trùng khớp. Nếu hàng tồn quá nhiều so với năm trước thì cần kiểm tra lại để tránh trường hợp phải giải trình với cơ quan thuế và bị nghi ngờ khai sai.
Giá vốn hàng bán có hợp lý không?
Doanh nghiệp phải kiểm tra việc hạch toán giá vốn hàng bàn có đang phù hợp với thực tế hàng hóa nhập và xuất hay không. Trong trường hợp công ty cố tình ghi nhận giá vốn quá cao để lợi nhuận chịu thuế giảm thì có nguy cơ bị cơ quan thuế kiểm tra và phạt.
Hợp đồng mua bán có đầy đủ, hợp lệ?
Toàn bộ hoạt động mua vào, bán ra đều phải có hợp đồng hợp lệ, phiếu thu chi và biên bản giao hàng. Tất cả giấy tờ này đều cần thiết để chứng minh khoản giao dịch tại doanh nghiệp là hợp pháp. Đồng thời, chúng cũng đóng vai trò quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra thực tế.
Doanh thu có khớp với hóa đơn xuất?
Doanh thu của doanh nghiệp phải phản ánh đúng theo hóa đơn đã xuất ra trong năm. Trong trường hợp quên ghi nhận khi đã in hóa đơn hay ghi nhận sai thời điểm sẽ gây chênh lệch doanh thu và dễ bị phạt khi cơ quan thuế phát hiện.
Các khoản chi phí tiếp khách, marketing, hoa hồng – có bị loại?
Các khoản chi phí tiếp khách, marketing, hoa hồng là các khoản dễ bị kiểm tra khi doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế công ty thương mại. Để chúng được coi là chi phí hợp lý, doanh nghiệp phải đảm bảo những khoản chi có hóa đơn hợp lệ, có hợp đồng dịch vụ và không vượt qua mức cho phép theo quy định của pháp luật.
Công ty thương mại có nên tự quyết toán hay thuê dịch vụ?
Quyết toán thuế TNDN, GTGT trong công ty thương mại là công việc không hề dễ dàng. Người thực hiện phải đảm bảo có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao và cập nhật những quy định mới nhất về thuế. Doanh nghiệp có thể tự thực hiện quyết toán trong các trường hợp sau:
- Sở hữu nhân sự kế toán nội bộ có chuyên môn cao, đã có kinh nghiệm vững trong việc xử lý hồ sơ, am hiểu luật về sổ sách, chi phí hợp lý, tự lập được tờ khai, báo cáo tài chính…
- Các doanh nghiệp hoạt động đơn giản, số lượng giao dịch phát sinh nhỏ.
- Hệ thống kế toán và chứng từ được sắp xếp rõ ràng, công việc đối chiếu với sổ sách thực hiện thường xuyên.
Những doanh nghiệp thương mại nên thuê dịch vụ quyết toán thuế TNDN và GTGT chuyên nghiệp gồm:
- Công ty không có bộ phận kế toán nội bộ chuyên trách hoặc chưa có kinh nghiệm làm về thuế.
- Doanh nghiệp mới chưa có kinh nghiệm làm việc với cơ quan thuế, nguồn nhân lực ít, cần dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập để tập trung vào hoạt động kinh doanh.
- Doanh nghiệp muốn phòng ngừa tất cả rủi ro trong quá trình kê khai, quyết toán thuế như thiếu hóa đơn, ghi nhận số liệu sai, chênh lệch giữa BCTC và báo cáo thuế.
Thời hạn quyết toán thuế công ty thương mại là khi nào?
Thời hạn nộp quyết toán thuế trong công ty thương mại là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Công ty có thể nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc thuận tiện hơn là sử dụng cổng thông tin trực tuyến chính thức của Tổng cục thuế.
Thông tư 132/2018/TT-BTC ảnh hưởng đến công ty thương mại như thế nào?
Thông tư 132/2018/TT-BTC được ban hành để hướng dẫn chế độ kế toán cho những doanh nghiệp siêu nhỏ. Những ảnh hưởng của Thông tư đến công ty thương mại gồm:
- Giúp đơn giản hóa hệ thống tài khoản kế toán vì sử dụng hệ thống tài khoản kế toán rút gọn, việc ghi nhận doanh thu, chi phí và hàng tồn kho trở nên đơn giản hơn.
- Công ty thương mại siêu nhỏ chỉ cần tạo báo cáo kết quả kinh doanh và bảng tài sản, nguồn vốn, không cần các tài liệu như bảng cân đối kế toán và lưu chuyển tiền tệ.
- Sổ sách kế toán đã được tối giản lại, không cần quá phức tạp như các doanh nghiệp lớn.
- Doanh nghiệp được lựa chọn hình thức kế toán là ghi sổ, nhật ký chung tùy theo quy mô và năng lực quản lý trong doanh nghiệp.
Khoản chi nào được giảm và không được giảm khi quyết toán thuế công ty thương mại
Khi quyết toán thuế trong doanh nghiệp, người thực hiện phải chú ý khoản chi nào được giảm và không được giảm, đặc biệt là ưu đãi thuế cho các doanh nghiệp mới thành lập để tối ưu chi phí. Những khoản chi được giảm, tính vào chi phí hợp lý gồm:
- Khoản mua hàng có hóa đơn giao dịch hợp lệ và phục vụ hoạt động kinh doanh.
- Lương và thưởng cho nhân viên có chứng từ là hợp đồng lao động, bảng lương.
- Chi phí về quảng cáo, tiếp thị, tiếp khách, lưu kho, chuyển hàng có chứng từ.
Các khoản chi không được tính vào chi phí hợp lý gồm:
- Khoản chi có hóa đơn không hợp lệ hay không có hóa đơn.
- Khoản chi từ 20 triệu trở lên nhưng thanh toán bằng tiền mặt, không giao dịch qua ngân hàng.
- Chi cho chương trình khuyến mãi, quảng cáo và vượt mức quy định của pháp luật.
Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế công ty thương mại
Hiện nay, phần lớn doanh nghiệp nộp hồ sơ quyết toán thuế cho công ty thương mại thông qua hình thức điện tử. Địa chỉ để nộp đó là cổng thông tin chính thức của Tổng cục thuế. Cách thứ hai là doanh nghiệp nộp giấy tờ bản cứng tại Chi cục thuế nơi đăng ký kinh doanh.
Công ty thương mại nhỏ có bị kiểm tra thuế không?
Công ty thương mại nhỏ có bị kiểm tra thuế nhưng không thường xuyên như các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn. Trường hợp kiểm tra trực tiếp là khi cơ quan thuế phát hiện có sai phạm khi kê khai và quyết toán.
