Khi sử dụng hoá đơn điện tử, việc xảy ra trường hợp sai sót là không thể tránh khỏi. Dựa vào các trường hợp cụ thể, kế toán sẽ phải tiến hành điều chỉnh đúng quy định:
Căn cứ theo điều 9 Thông tư 31/2011/TT-BTC và các công văn khác hương dẫn xử lý tưng trường hợp sai sót khi sử dụng hoá đơn điện tử cụ thể.
I. Tổng quan về trường hợp & cách xử lý hoá đơn điện tử viết sai:
– Trường hợp chưa gửi cho khách hàng: huỷ hoá đơn lập sai và lập lại hoá đơn mới
– Trường hợp lập sai và đã gửi cho khách hàng, kế toán cần xác định hoá đơn đó đã được kê khai thuế hay chưa:
- Nếu chưa kê khai thuế: Lập biên bản hủy => Xuất hóa đơn mới thay thế;
- Nếu đã kê khai thuế: Lập biên bản điều chỉnh => Xuất hóa đơn điều chỉnh sai sót;
- Riêng đối với trường hợp sai tên công ty, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế thì chỉ cần lập biên bản điều chỉnh.
II. Chi tiết cách điều chỉnh, huỷ bỏ, lập lại hoá đơn điện tử khi có sai sót:
1. Xử lý Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua:
– Theo Công văn số 3441/TCT-CS ngày 29/8/2019 của Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử hướng dẫn: “Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua.”
– Đối với hoá đơn điện viết sai: địa chỉ, tên công ty thì 2 bên chỉ cần biên bản điều chỉnh hoá đơn.
2. Xử lý Hóa đơn điện tử viết sai trong trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua:
2.1 Xử lý trường hợp hóa đơn điện tử viết sai địa chỉ, tên công ty:
– Theo quy định tại điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, khi Hóa đơn có sai sót về địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế (“MST”) thì các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh, miễn xuất hóa đơn điều chỉnh.
– Theo Công văn số 11624/CT-TTHT ngày 14/10/2019 của Cục Thuế TP. HCM về Hóa đơn thì Quy định này áp dụng đồng thời đối với cả Hóa đơn điện tử.
- Đối với hóa đơn điện viết sai: địa chỉ, tên công ty thì 2 bên chỉ cần biên bản điều chỉnh hóa đơn.
2.2 Xử lý hóa đơn điện tử viết sai các chỉ tiêu còn lại trong các trường hợp cụ thể:
- Việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai khi đã gửi hóa đơn điện tử cho người mua rồi được thực hiện bằng cách điều chỉnh hay hủy bỏ và lập mới phụ thuộc vào trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đó đã được sử dụng để kê khai thuế hay chưa để có cách xử lý sẽ khác nhau:
2.2.1.Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế:
Nếu phát hiện ra sai sót thì thực hiện xử lý theo cách: Hủy hóa đơn điện tử viết sai rồi lập hóa đơn điện tử mới, cụ thể như sau:
- Bước 1: Người bán và người mua xác nhận sai sót và đồng ý hủy hóa đơn điện tử đã lập sai
- Bước 2: Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày … tháng … năm.
2.2.2 Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó mới phát hiện ra có sai sót thì xử lý theo cách điều chỉnh hóa đơn, cụ thể làm như sau:
- Bước 1: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
- Bước 2: Người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
- Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.
a) Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sau đó mới phát hiện ra bị sai:Mã số thuế, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, ngày tháng năm. Đây là những sai sót về phần nội dung không ảnh hưởng đến số tiền nên các bạn không thể điều chỉnh tăng hay giảm mà chỉ có thể điều chỉnh về nội dung đúng:
- Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bên ký xác nhận sai sót)
- Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh nội dung đã ghi sai thành nội dung đúng, ghi rõ nội dung đã ghi sai, nội dung đúng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
b) Hóa đơn điện tử đã kê khai thuế sau đó mới phát hiện ra bị sai: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, cộng tiền hàng, tổng thanh toán. Đây là những sai sót liên quan đến con số hoặc số tiền nên các bạn sẽ thực hiện điều chỉnh tăng hoặc giảm: Nếu viết sai cao hơn thì cần làm điều chỉnh giảm. Ngược lại, nếu viết sai thấp hơn thì cần phải điều chỉnh tăng.
- Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bên ký xác nhận sai sót)
- Bước 2: Người bán lập hóa đơn điều tăng hoặc giảm, ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…
c) Hóa đơn điều chỉnh sai sót của hóa đơn điện tử vừa cần điều chỉnh tăng, vừa cần điều chỉnh giảm:
Theo Công văn số 13313/CT-TTHT ngày 11/11/2019 của Cục Thuế TP. HCM về hóa đơn điện tử thì thực hiện như sau:
“4. Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này.”
Theo Trình bày, Công ty có sai sót trong việc lập hóa đơn điện tử (phí dịch vụ không chịu thuế GTGT thành chịu thuế với thuế suất 10%), tuy nhiên do phần mềm của Công ty không thực hiện điều chỉnh ghi giảm doanh thu không chịu thuế và tăng số tiền thuế GTGT tương ứng với tổng tiền thanh toán không thay đổi trên một tờ hóa đơn, do đó Công ty có thể thực hiện điều chỉnh sai sót nêu trên bằng 2 tờ hóa đơn nhưng phải đáp ứng thực hiện đầy đủ thủ tục điều chỉnh theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, biên bản thỏa thuận về việc điều chỉnh giữa hai bên được lập và ký trực tiếp hoặc ký điện tử.”
3. Lập và ký biên bản điều chỉnh hóa đơn:
Để đảm bảo nguyên tắc: Biên bản điều chỉnh HĐĐT phải có đủ chữ ký của người bán và người mua thì:
- Nếu người mua có chữ ký điện tử hợp pháp thì biên bản điều chỉnh được lập và ký điện tử.
- Ngược lại, nếu người mua không có chữ ký điện tử thì biên bản điều chỉnh phải lập bằng giấy và ký trực tiếp.
—
Công ty Dũng Nguyễn cung cấp Giải pháp Hoá đơn điện tử đến từ nhiều đơn vị cung cấp uy tín. Để được tư vấn hoàn toàn miễn phí, mời Quý Khách Hàng liên hệ:
Hotline: 0912 02 02 72
Zalo: 0399 66 77 88
Trụ sở: 6-8-10 Nguyễn Hậu, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, TPHCM
Trân trọng!
