Hoá đơn điện tử là hoá đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hoá đown được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Kể từ khi hóa đơn điện tử mới theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ra đời, có nhiều quy định mới liên quan tới lập, xuất, điều chỉnh sai sót trên hóa đơn. Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh, kế toán cần làm gì để thay đổi thông tin địa chỉ trên hóa đơn. DUNTAX xin chia sẻ chi tiết thủ tục thay đổi địa chỉ trên hoá đơn điện tử theo thông tư 78, cụ thể:
1. Căn cứ các quy định pháp lý liên quan:
- Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 06 năm 2019;
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ;
- Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 06 năm 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
2. Hoá đơn điện tử có giá trị pháp lý khi nào?
Theo quy định của pháp luật, hoá đơn điện tử có giá trị pháp lý khi thoả mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Từ khi thông tin tạo ra ở dạng cuối cùng là hoá đơn điện tử thì các thông tin trên hoá đơn điện tử cần đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hoá đơn điện tử. Theo đó, thời điểm tạo hoá đơn, thông tin phải đầy đủ và chính xác.
- Các thông tin trong hoá đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
3. Trường hợp xảy ra khi thay đổi địa chỉ công ty trên hoá đơn điện tử:
- Địa chỉ của doanh nghiệp, công ty, cơ sở sản xuất, mua bán hàng hóa là một trong những thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử. Địa chỉ trên hóa đơn điện tử vừa là thông tin để cơ quan chức năng có thẩm quyền quản lý được vị trí của doanh nghiệp, công ty, cơ sở sản xuất, buôn bán hàng hóa; quản lý hoạt động đóng thuế của các cơ sở này thông qua việc xác định mối quan hệ mật thiết với cơ quan thuế phụ trách tại địa phương doanh nghiệp, công ty, cơ sở sản xuất kinh doanh hoạt động. Theo đó, khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh trên hóa đơn điện tử, các tổ chức này cần đảm bảo các điều kiện pháp lý của một hóa đơn điện tử.
- Trên thực tế, các doanh nghiệp, công ty, cơ sở sản xuất kinh doanh tiến hành thay đổi địa chỉ dựa trên 2 trường hợp cụ thể sau đây:
- Trên hóa đơn điện tử thay đổi tên (hoặc địa chỉ) công ty nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ sở quản lý.
- Trên hóa đơn điện tử thay đổi tên (hoặc địa chỉ) công ty, doanh nghiệp dẫn đến thay đổi cơ quan quản lý thuế.
Trong mỗi trường hợp, thủ tục thay đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 cũng được tiến hành khác nhau.
4. Thủ tục thay đổi địa chỉ trên hoá đơn điện tử theo Thông tư 78:
Đầu tiên, doanh nghiệp cần làm thông báo làm thông báo hủy hóa đơn điện tử :
- Do các hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng điện tử và các hóa đơn chưa sử dụng được quản lý bởi nhà cung cấp theo các dải hóa đơn mà doanh nghiệp đã mua nên Khi địa chỉ doanh nghiệp thay đổi, kế toán cần thông báo cho nhà cung cấp về việc hủy dải hóa đơn điện tử bị thay đổi thông tin địa chỉ.
- Về thời hạn thông báo để hủy dải hóa đơn bị thay đổi địa chỉ chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp thay đổi địa chỉ. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên đăng ký thay đổi ngay khi thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh, vì khi tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ là các bạn đang sử dụng hóa đơn điện tử có thông tin không chính xác, việc này vi phạm quy định về nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử quy định tại Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
4.1 Trường hợp phải thay đổi cơ quan thuế trực tiếp khi đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử:
- Trong trường hợp phải thay đổi cơ quan thuế trực tiếp khi đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cũng thực hiện thông báo cho nhà cung cấp về việc hủy dải hóa đơn điện tử bị thay đổi thông tin địa chỉ và tạo mới mẫu hóa đơn mới.
- Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần gửi Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA (ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) tới cơ quan thuế mới nơi chuyển đến để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mẫu mới.
4.2 Trường hợp không phải thay đổi cơ quan thuế khi đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử:
Trong trường hợp không phải thay đổi cơ quan thuế khi đổi địa chỉ trên hóa đơn điện tử thì việc thông báo cho nhà cung cấp về việc hủy dải hóa đơn điện tử bị thay đổi thông tin địa chỉ và yêu cầu tạo mới mẫu hóa đơn mới vẫn cần thực hiện như đã nêu trên. (Căn cứ theo Điều 3, Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC)
- Gửi Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT tới CQT quản lý
Tiếp đó, doanh nghiệp thực hiện gửi Mẫu số 01/ĐKTĐ- HĐĐT Phụ lục IA (ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) tới cơ quan thuế hiện đang quản lý để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mẫu mới.
Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn thuế Dũng Nguyễn cung cấp dịch vụ Hoá đơn điện tử: Nhanh chóng – Uy tín – Tiết kiệm chí phí.
Để được tư vấn hoàn toàn miễn phí, mời Quý Khách hàng liên hệ:
Hotline: 0916 896 897 / 0399 66 77 88
Trụ sở chính: 6-8 Nguyễn Hậu, Ph.Tân Thành, Q.Tân Phú, HCMC
Xem chi tiết dịch vụ Kế toán – thuế tại: https://thuedungnguyen.vn/dich-vu-ke-toan-thue-tron-goi/
