Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội là việc tất toán và chấm dứt quá trình đóng Bảo hiểm xã hội của người lao động tại Cơ quan Bảo hiểm xã hội mà đơn vị đang thực hiện đóng Bảo hiểm. Đây là thủ tục rất cần thiết song vẫn không ít người còn vướng mắc. Sau đây DUNTAX xin hướng dẫn chi tiết đến bạn đọc thủ tục chốt sổ bảo hiểm đơn giản, nhanh chóng.
1. Khi nào cần chốt sổ Bảo hiểm xã hội?
Thủ tục chốt sổ BHXH được thực hiện trong các trường hợp sau:
- Người lao động nghỉ việc tại đơn vị hoặc nghỉ hưu khi đủ điều kiện.
- Đơn vị chuyển sang địa chỉ khác dẫn tới việc phải chuyển Cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý nên phải chốt quá trình đóng với Cơ quan cũ.
2. Điều kiện để chốt được sổ Bảo hiểm xã hội
Theo quy định tại Điều 21 của Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014:
- “Trong quá trình người lao động làm việc tại đơn vị, nghĩa vụ của người sử dụng lao động là đóng Bảo hiểm xã hội đầy đủ cho nhân viên. Khi kết thúc hợp đồng, đơn vị có trách nhiệm chốt sổ cho người lao động. Vì vậy, đơn vị chốt được sổ chỉ khi đóng đầy đủ tiền Bảo hiểm xã hội cho Cơ quan Bảo hiểm, không nợ tiền tính đến tháng cuối cùng mà lao động làm việc.”
Người lao động có tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được không?
- Theo Khoản 3 Điều 47 Bộ luật Lao động 2012: “Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng những giấy tờ khác đã giữ lại của người lao động”.
- Theo Khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014: “Người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan Bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng Bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.”
=> Như vậy, người lao động không thể tự chốt sổ Bảo hiểm xã hội được. Trách nhiệm chốt sổ Bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động (trừ trường hợp doanh nghiệp phá sản và nợ bảo hiểm nên không thể chốt sổ BHXH cho người lao động).
Trường hợp, công ty không chốt sổ BHXH, người lao động có thể liên hệ với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở hoặc Thanh tra Sở Lao động-Thương binh và Xã hội để được can thiệp giúp đỡ chốt sổ.
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động được thực hiện sau khi đơn vị báo giảm thành công, trình tự chốt sổ BHXH được thực hiện như sau:
3. Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội:
Bước 1: Báo giảm lao động
Hồ sơ báo giảm lao động bao gồm:
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 600a (1 bản);
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS (1 bản).
Bước 2: Chốt sổ bảo hiểm xã hội
Chốt sổ bảo hiểm cần những thủ tục giấy tờ gì? Để tiến hành chốt sổ, đơn vị cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- 01 phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, kê khai các giấy tờ đi kèm.
- 01 mẫu D02-TS kê khai danh sách lao động cần thực hiện chốt sổ Bảo hiểm.
- Sổ Bảo hiểm xã hội của người lao động.
- 01 Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, quyết định nghỉ việc hoặc giấy tờ chứng minh đơn vị chuyển địa chỉ (trường hợp đơn vị chuyển Cơ quan BHXH quản lý).
- Mẫu TK01-TS kê khai các thông tin cần thay đổi (trong trường hợp lao động cần điều chỉnh thông tin).
- Thẻ Bảo hiểm Y tế của người lao động còn thời hạn sử dụng.
Bước 3: Nộp hồ sơ chốt sổ lên cơ quan Bảo hiểm xã hội
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp nộp theo các cách sau:
- Nộp hồ sơ chốt sổ BHXH qua bưu điện;
- Nộp hồ sơ chốt sổ BHXH trực tiếp tại cơ quan BHXH, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
4. Thời gian thực hiện chốt sổ Bảo hiểm xã hội:
- Theo Khoản 2, Điều 47 của Bộ luật lao động năm 2012: “Trong vòng 7 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng với NLĐ, đơn vị phải thực hiện báo giảm cho NLĐ. Sau khi báo giảm có kết quả trả về thì đơn vị thực hiện chốt sổ BHXH. Một số trường hợp đặc biệt thì thời gian này có thể kéo dài hơn nhưng không được quá 30 ngày.”
- Sau khi bên Cơ quan Bảo hiểm nhận đủ hồ sơ, thời gian giải quyết sẽ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp cần bổ sung hồ sơ do thiếu hồ sơ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có vấn đề phát sinh thì bên Cơ quan BHXH sẽ có văn bản thông báo gửi về đơn vị.
5. Dịch vụ Đăng ký Bảo hiểm xã hội uy tín giá rẻ tại LITAX:
- Theo quyết định 959/QĐ-BHXH ngày 09/09/2015 quy định về việc bắt buộc đối với BHXH, BHYT, BHTN kể từ ngày 01/12/2015. Bên cạnh đó, từ ngày 01/01/2018, các chính sách xử phạt nghiêm khắc hơn đối với DN vi phạm đóng BHXH chính thức có hiệu lực. Thậm chí các DN không tuân thủ quy định, trốn đóng BHXH cho NLĐ có thể bị phạt tù đến 07 năm.
Thủ tục đăng ký và theo dõi BHXH có thể gây khó khăn cho nhiều doanh nghiệp. Mời quý khách tham khảo dịch vụ BHXH tại Litax để tối ưu hoá được hoạt động kinh doanh của mình:
- Soạn thảo hồ sơ và thực hiện đăng ký bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, làm hợp đồng lao động, bảng lương.
- Giải trình không bị truy thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tự nguyện khi doanh nghiệp hoạt động lâu năm mà vẫn chưa tham gia bảo hiểm xã hội.
- Thời gian hoàn thành dịch vụ và bàn giao kết quả, hồ sơ, thẻ BHXH, sổ BHXH cho NLĐ từ 5-10 ngày làm việc kể từ ngày người sử dụng lao động đóng đầy đủ tiền BHXH cho cơ quan nhà nước.
Hỗ trợ Gỡ rối BHXH cho doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp có tình trạng đã ngừng tham gia bảo hiểm bắt buộc nhưng chưa báo giảm, bị nhắc đóng bảo hiểm.
- Doanh nghiệp có nhân viên quản lý BHXH nhưng nghĩ đột ngột không bàn giao.
- Doanh nghiệp có chế độ bảo hiểm xã hội cho nhân viên và cần giải quyết các chế độ đó nhân viên.
Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí & nhận báo giá tốt nhất:
| Công ty TNHH Dịch vụ Thuế Liên Thành
Hotline: 0399 66 77 88 | 0898 868 898 Zalo: 0399 66 77 88 Trụ sở chính: 8 Nguyễn Hậu, Ph.Tân Thành, Q.Tân Phú, HCM |
Giải đáp một số thắc mắc về chốt sổ bảo hiểm xã hội:
1. Thiếu tờ rời BHXH có chốt sổ được không?
- Doanh nghiệp, chủ cơ sở kinh doanh có trách nhiệm chốt sổ và trả lại tờ rời quá trình tham gia BHXH tại doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh cho người lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt.
- Khi làm thủ tục chốt sổ BHXH, doanh nghiệp phải gửi lại cho cơ quan BHXH sổ và tờ rời quá trình tham gia BHXH trước đó của người lao động.
=> Như vậy, đơn vị hiện tại sẽ không thể chốt sổ BHXH được nếu người lao động thiếu tờ rời BHXH của đơn vị trước.
2. Phải chốt sổ bảo hiểm tối đa bao lâu sau khi nghỉ viêc?
- Trong vòng 14 – 30 ngày, kể từ ngày người lao động ngừng việc, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội để làm thủ tục chốt sổ BHXH.
