Hoá đơn điện tử đã được bắt buộc sử dụng rộng rãi. Trong đó, thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ luôn là vấn đề mà các doanh nghiệp quan tâm. Vậy doanh nghiệp lập hoá đơn điện tử vào thời điểm nào? Nếu lập sai thời điểm thì bị xử phạt ra sao? Hãy cùng DUNTAX tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau:
Thời điểm lập hoá đơn điện tử theo từng trường hợp cụ thể:
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lâpk hoá đơn điện tử được như sau:
1. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
1.1 Trường hợp bán hàng hóa:
- Thời điểm lập hóa đơn đối với doanh nghiệp bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho khách hàng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
1.2 Trường hợp cung cấp dịch vụ:
- Thời điểm lập hóa đơn đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ trường hợp doanh nghiệp thu tiền đặt cọc hay khoản tạm ứng để đảm bảo thực hiện HĐ cung cấp dịch vụ như: kế toán, tư vấn tài chính, thuế, kiểm toán; dịch vụ thẩm định giá; dịch vụ khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
2. Trường hợp bán hàng hóa giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ:
- Trường hợp doanh nghiệp bán hàng hóa giao hàng nhiều lần hoặc cung cấp dịch vụ bàn giao từng hạng mục, công đoạn thì mỗi lần giao hàng hoặc mỗi lần bàn giao đều phải tiến hành lập hóa đơn điện tử cho khối lượng, giá trị của hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
3. Các loại doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh được lập hóa đơn điện tử theo kỳ:
- Các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, thường xuyên, cần phải có thời gian đối soát giữa nhà cung cấp và khách hàng như:
- Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho ngành vận tải hàng không;
- Dịch vụ cung ứng nhiên liệu cho ngành hàng không;
- Dịch vụ cung cấp điện, nước;
- Dịch vụ truyền hình;
- Dịch vụ bưu chính chuyển phát;
- Dịch vụ viễn thông;
- Dịch vụ logistic;
- Dịch vụ công nghệ thông tin.
- Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát giữa các bên, chậm nhất không quá 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
- Kỳ quy ước để tính lượng hàng hóa, dịch vụ sẽ căn cứ vào thỏa thuận giữa doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ với khách hàng.
4. Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin:
- Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin lập HĐĐT khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu theo hợp đồng kinh tế của các bên, chậm nhất không quá tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ.
- Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ nhưng không yêu cầu xuất hóa đơn thì cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, doanh nghiệp tiến hành tổng hợp doanh thu phát sinh và lập chung một hóa đơn cho người mua không lấy hóa đơn.
5. Doanh nghiệp hoạt động xây dựng, lắp đặt và tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:
5. 1 Doanh nghiệp hoạt động xây dựng, lắp đặt:
- Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm doanh nghiệp thực hiện nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, thời điểm hoàn thành thi công lắp đặt, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.
5.2. Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây nhà để bán, chuyển nhượng:
- Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao cho khách hàng;
- Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
6. Cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp cho người tiêu dùng nhưng hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính:
- Trường hợp khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn thì cuối ngày cơ sở kinh doanh tổng hợp dữ liệu trên phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống của máy tính tiền tại các cửa hàng để ghi nhận doanh thu trong ngày và lập chung một hóa đơn.
- Trường hợp khách hàng có yêu cầu lập hóa đơn thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn tại thời điểm in phiếu tính tiền giao cho khách hàng.
7. Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng:
- Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán.
- Doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế nên phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ hóa đơn điện tử đã lập đối với trường hợp khách hàng là cá nhân không kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
8. Cơ sở kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm để tính tiền theo quy định của pháp luật:
- Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, đơn vị kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền sẽ thực hiện gửi các thông tin về chuyến đi cho khách hàng và gửi lên cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu của cơ quan thuế (gồm: Tên đơn vị kinh doanh, biến kiểm soát xe, cự ly chuyến đi và tổng tiền khách hàng phải trả).
- Trường hợp khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn thì khách hàng sẽ cập nhật thông tin xuất hóa đơn vào phần mềm hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ. Đơn vị kinh doanh căn cứ vào thông tin khách hàng cung cấp thực hiện gửi hóa đơn cho khách hàng, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
9. Trường hợp nhập khẩu hàng hóa ủy thác nếu cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu:
- Theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 13 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Trường hợp cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu thì sử dụng hóa đơn điện tử tại thời điểm trả hàng cho bên đơn vị ủy thác nhập khẩu.
- Trường hợp chưa nộp thuế thì khi trả hàng cho bên ủy thác nhập khẩu, đơn vị chỉ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để làm chứng từ lưu thông trên thị trường.
10. Cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý trong việc khám chữa bệnh và quản lý viện phí, từng giao dịch khám chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền và có lưu trên hệ thống CNTT:
- Trường hợp khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn thì cuối ngày cơ sở kinh doanh tổng hợp thông tin khám chữa bệnh và thông tin phiếu thu tiền làm căn cứ để ghi nhận doanh thu và lập chung một hóa đơn cho dịch vụ trong ngày.
Trường hợp khách hàng có yêu cầu lấy hóa đơn thì cơ sở kinh doanh tiến hành lập hóa đơn điện tử và giao cho khách hàng.
Mức phạt trong trường hợp lập hoá đơn điện tử không đúng thời điểm:
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (khoản 4 Điều này được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP), quy định như sau:
Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ:
1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ;
b) Lập hóa đơn liên tục từ số nhỏ đến số lớn nhưng khác quyển (dùng quyển có số thứ tự lớn hơn và chưa dùng quyển có số thứ tự nhỏ hơn) và tổ chức, cá nhân sau khi phát hiện ra đã hủy các quyển hóa đơn có số thứ tự nhỏ hơn;
c) Lập sai loại hóa đơn theo quy định đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, bên bán và bên mua phát hiện việc lập sai loại hóa đơn và lập lại loại hóa đơn đúng theo quy định trước khi cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế và không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.
…
3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng:
- Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.
4. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng:
a) Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 1, khoản 3 Điều này;
b) Lập hóa đơn không theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn theo quy định, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm b khoản 1 Điều này;
c) Lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế;
d) Lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế, trừ trường hợp phạt cảnh cáo theo điểm c khoản 1 Điều này;
đ) Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế hoặc trước ngày cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế;
e) Lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh, trừ trường hợp lập hóa đơn giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng kinh doanh;
g) Lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
h) Lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định.
…
6. Biện pháp khắc phục hậu quả:
Buộc lập hóa đơn theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm d khoản 4, khoản 5 Điều này khi người mua có yêu cầu.
Nguồn: ketoananpha
