Hiện nay, chuyển đổi hóa đơn điện tử là việc làm tất yếu của các doanh nghiệp nhằm tuân thủ lộ trình sử dụng hóa đơn do Nhà nước ban hành. Hãy cùng LITAX liệt kê những lợi ích tối ưu mà hoá đơn điện tử đem lại cho doanh nghiệp trong bài viết sau:
1. Hoá đơn điện tử (HĐĐT) là gì?
1.1 Khái niệm:
- HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
- HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
1.2 Phân loại:
Hoá đơn điện tử gồm những loại sau:
- Hóa đơn xuất khẩu;
- Hóa đơn giá trị gia tăng;
- Hóa đơn bán hàng;
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan…
Căn cứ pháp lý về việc sử dụng hoá đơn điện tử:
- Nghị định 51/2010/NĐ-CPcủa Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư 32/2011/TT-BTChướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (hiệu lực từ ngày 01/05/2011).
- Thông tư 64/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CPquy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
2. Những lợi ích tối ưu khi sử dụng hoá đơn điện tử:
2.1 Tiết kiệm chi phí:
- Theo nghiên cứu và ước tính sơ bộ, Tổng cục Thuế chỉ ra các đơn vị kinh doanh khi sử dụng hóa đơn giấy sẽ phải bỏ ra mức chi phí trung bình là trên 1.000 đồng cho mỗi hóa đơn. Từ thực tế này, hàng năm, các đơn vị kinh doanh sẽ tốn khoảng 4.000 tỷ đồng cho riêng chi phí hóa đơn. Bên cạnh đó, việc sử dụng hóa đơn giấy còn khiến các doanh nghiệp phát sinh nhiều chi phí khác như: phí lưu trữ, truyền – nhận, vận chuyển hóa đơn, …
- Trái với hóa đơn giấy, việc sử dụng hóa đơn điện tử lại sẽ giúp các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí, tiết kiệm đến 3.000 tỷ đồng phí hóa đơn mỗi năm, đồng thời gia tăng nhiều lợi ích lớn.
2.2 Tiết kiệm thời gian:
– Doanh nghiệp không cần mất nhiều thời gian để đặt in, thông báo phát hành hoá đơn.
2.3 Hỗ trợ xử lý công việc nhanh chóng/chính xác hơn:
– Việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu dễ dàng hơn.
– Thông tin trên HĐĐT được kết trực tiếp vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp mua bán hàng hoá, dịch vụ;
– Việc lập, gửi/nhận hóa đơn cho Khách hàng được thực hiện nhanh chóng thông qua các phương tiện điện tử mà không phải gửi hóa đơn qua đường bưu điện hoặc nhà vận chuyển.
2.4 Giảm thiểu rủi ro:
– Một trong những ưu điểm vượt trội của HĐĐT là khắc phục và hạn chế các rủi ro liên quan đến hóa đơn như: thất lạc hóa đơn, cháy/hỏng hóa đơn, làm giả hóa đơn, … Nhờ vậy, khi sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp hạn chế tối đa các rủi ro, tổn thất về cả chi phí lẫn uy tín, điều mà hóa đơn giấy trước đây khó có thể làm được.
=> Như vậy, để việc sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi, gia tăng lợi ích, các doanh nghiệp nên nhanh chóng chuyển đổi hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt. Đồng thời ưu tiên lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp uy tín, tích hợp đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo quy định của pháp luật; có giao diện thân thiện, dễ dàng thao tác, sử dụng; đã được Cục Thuế lựa chọn.
3. Điều kiện để khởi tạo hoá đơn điện tử:
Người bán hàng hoá – dịch vụ được khởi tạo hoá đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ HĐĐT;
- Có đội ngũ thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
4. Dịch vụ hoá đơn điện tử uy tín tại TPHCM:
Công ty Liên Thành cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử với:
- Giao diện thân thiện, sử dụng dễ dàng, phù hợp với mọi người dùng;
- Thủ tục đăng ký sử dụng đơn giản, quy trình thực hiện nhanh chóng;
- Hỗ trợ khách hàng kịp thời, mọi lúc mọi nơi;
- Đáp ứng được tất cả các tình huống phát hành hóa đơn như hóa đơn giấy;
- Quản lý, lưu trữ dữ liệu bảo mật và an toàn tuyệt đối.
Để được tư vấn hoàn toàn miễn phí, mời Quý Khách hàng liên hệ:
Công ty TNHH Dịch vụ Thuế Liên Thành
Hotline: 0399 66 77 88 | 0898 868 898
Địa chỉ: 8 Nguyễn Hậu, Ph.Tân Thành, Q.Tân Phú, HCMC
Rất mong được hợp tác với Quý Khách Hàng.
Trân trọng!
