Việc áp dụng Hoá đơn điện tử cũng như các quy định liên quan luôn nhận được nhiều sự quan tâm từ không ít Doanh Nghiệp. Thực tế cho thấy rằng, không ít Doanh nghiệp vẫn còn mông lung và chưa thực sự rõ khi nào thì bắt buộc áp dụng Hoá đơn điện tử? Xử lý hoá đơn giấy còn như thế nào? Loại hoá đơn áp dụng loại nào?… Sau đây, Duntax xin tóm tắt đến bạn đọc vài điểm về Hoá đơn điện tử Theo Nghị định 123/2021/NĐ-CP& Thông tư 78/2021/TT-BTC:
1. Thời điểm chính thức áp dụng Hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp:
- Khoản 1 Điều 11 về hiệu lực thi hành của Thông tư 78 nêu rõ:
“Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này và của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022
- Theo Công văn 10847/BTC-TCT ngày 20/9/2021 của Tổng cục Thuế thì Bộ Tài chính đã lập kế hoạch triển khai hóa đơn điện tử theo hai giai đoạn: giai đoạn 1 từ tháng 11/2021 và giai đoạn 2 từ tháng 4/2022.
- Đồng thời, Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định triển khai hóa đơn điện tử giai đoạn 1 tại 06 tỉnh, thành phố: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định.
- Dựa trên lộ trình Bộ Tài chính ban hành, 06 cục Thuế tỉnh, thành phố tổ chức triển khai áp dụng hóa đơn điện tử tại từng địa phương theo nguyên tắc: Triển khai lần lượt, đồng bộ, theo tập khách hàng của các Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử ngay sau khi Tổ chức cung cấp giải pháp chuẩn bị điều kiện hạ tầng, kỹ thuật đáp ứng kết nối, truyền nhận dữ liệu thành công với Tổng cục Thuế thì cơ quan thuế sẽ thông báo và đôn đốc các doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Như vậy, các doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hiện tại, thực hiện hoạt động kinh doanh và xuất hóa đơn bình thường như hiện tại, đến khi cơ quan thuế có thông báo đến doanh nghiệp thì doanh nghiệp thực hiện đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78 và gửi đến cơ quan thuế thông qua Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Sau khi nhận được thông báo chấp thuận của cơ quan thuế thì doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn theo quy định.
2. Về vấn đề hoá đơn có mã hay không có mã:
Hình thức hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế là khái niệm mới được quy định tại Nghị định 123.
Tuy nhiên, nếu theo dõi hóa đơn điện tử từ Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 32/2011/TT-BTC thì đã có khái niệm hóa đơn điện tử xác thực và hóa đơn điện tử thông thường, nên có thể hiểu hình thức hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế có tính chất gần tương tự.
Doanh nghiệp căn cứ vào Điều 91 của Luật Quản lý thuế để xác định doanh nghiệp mình thuộc đối tượng sử dùng hóa đơn điện tử theo hình thức nào. Theo đó:
2.1 Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
- Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
Áp dụng với các doanh nghiệp sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Ngoài ra, theo Nghị định 123 thì những doanh nghiệp thuộc đối tượng rủi ro cao về thuế thì cũng thuộc diện áp dụng.
2.2 Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Áp dụng với doanh nghiệp sau:
- Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực: Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Bên cạnh việc doanh nghiệp tự xác định, cơ quan thuế thực hiện phân nhóm doanh nghiệp, người nộp thuế, phê duyệt đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã/ không mã.
3. Những việc Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78 có nhiều điểm mới, thay đổi căn bản nghiệp vụ xuất hóa đơn, gửi nhận dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp, do đó cần có những bước chuẩn bị trước khi cơ quan thuế triển khai chính thức:
- Theo dõi, cập nhật các chính sách và lộ trình triển khai quy định tại Nghị định 123, Thông tư 78 và các văn bản, thông báo từ Tổng cục Thuế, các Cục thuế và Chi cục thuế địa phương, cán bộ chuyên quản…
- Liên hệ, giữ liên hệ với các Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và giải pháp truyền nhận, lưu trữ hóa đơn điện tử với Tổng cục Thuế có đáp ứng điệu kiện và được Tổng cục Thuế thẩm định, ký hợp đồng cung cấp dịch vụ để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện triển khai, nâng cấp phần mềm theo đúng chuẩn quy định.
Khi được cơ quan thuế thông báo, yêu cầu doanh nghiệp thực hiện đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123:
- Doanh nghiệp đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục 1A ban hành kèm theo Nghị định 123 gửi đến cơ quan thuế thông qua Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
- Trong thời gian 01 ngày làm việc sau khi gửi mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ nhận được chấp nhận/không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi được chấp nhận, doanh nghiệp bắt đầu thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Sau khi cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123, doanh nghiệp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây (Thông tư 32), tiêu hủy hóa đơn giấy nhưng chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.
4. Nhiều văn bản về hoá đơn, chứng từ sẽ hết hiệu lực từ 01/7/2022:
- Từ ngày 01/7/2022, 14 văn bản sau đây sẽ hết hiệu lực:
| STT | Văn bản | Căn cứ pháp lý |
| 1 | Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ | Khoản 2 Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP |
| 2 | Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ | |
| 3 | Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tiếp tục có hiệu lực thi hành đến ngày 30 tháng 6 năm 2022 | |
| 4 | Quyết định 30/2001/QĐ-BTC ngày 13/4/2001 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ in, phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế | Khoản 3 Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC |
| 5 | Thông tư 191/2010/TT-BTC ngày 01/12/2010 hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hóa đơn vận tải | |
| 6 | Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ | |
| 7 | Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính); | |
| 8 | Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, | |
| 9 | Quyết định 526/QĐ-BTC ngày 16/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. | |
| 10 | Quyết định 2660/QĐ-BTC ngày 14/12/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc gia hạn thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 | |
| 11 | Thông tư 303/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn về in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước | |
| 12 | Thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính) | |
| 13 | Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử | |
| 14 | Thông tư 88/2020/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 26 Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử. |
5.Một số lưu ý khác với doanh nghiệp khi chuyển sang hóa đơn điện tử:
5.1 Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đến cơ quan thuế:
Đối với doanh nghiệp sử dụng hình thức hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sẽ thực hiện chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế, gồm 2 phương thức:
- Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng áp dụng đối với các trường hợp sau:
- Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.
- Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng
- Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc quy định tại điểm trên.
Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (chậm nhất trong cùng ngày).
5.2 Không cần in Hóa đơn chuyển đổi làm chứng từ đi đường:
- Theo Nghị định 123, hóa đơn điện tử chuyển đổi chỉ có giá trị ghi sổ và kê khai mà không có giá trị pháp lý.
- Khi vận chuyển hàng hóa đi đường thì cơ quan chức năng không kiểm tra hóa đơn giấy mà truy cập cổng thông tin dữ liệu của Tổng cục Thuế để tra cứu.
5.3 Doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ xuất Hóa đơn điện tử GTGT:
- Cơ sở kinh doanh kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (kể cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử.
- Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng hóa xuất khẩu
5.4 Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26):
- Nghị định 123 và Thông tư 78 không quy định doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa, thay vào đó doanh nghiệp đã thực hiện gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã (với hóa đơn có mã) và chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã lên cơ quan thuế (với hóa đơn không có mã).
5.5 Được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử:
- Theo đó, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba (là bên có quan hệ liên kết với người bán, là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử và không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử) lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ.
- Hóa đơn điện tử ủy nhiệm phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm và phải đúng thực tế phát sinh. Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa hai bên và phải thể hiện đầy đủ các thông tin sau:
- Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số);
- Thông tin về hoá đơn điện tử ủy nhiệm (loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn);
- Mục đích ủy nhiệm,
- Thời hạn ủy nhiệm,
- Phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm);
