Chữ ký điện tử & Chữ ký số thường được cho là một. Song trên thực tế đây là hai loại khác nhau. Vậy chữ ký điện tử là gì? Điều kiện để chữ ký số là chữ ký điện tử? Hãy cùng DUNTAX giải đáp chi tiết trong bài viết sau:
1. Chữ ký điện tử là gì?
1.1 Khái niệm:
Khoản 11 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 quy định:
“Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.”
1.2 Chữ ký điện tử có tính pháp lý khi nào?
Theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được quy định như sau:
- Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.
- Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.
- Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.
2. Chữ ký số là gì?
Theo Khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử năm 2023:
“Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.”
3. Điều kiện để chữ ký số là chữ ký điện tử từ ngày 01/7/2024
Theo khoản 3 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký số được công nhận là chữ ký điện tử nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể ký đối với thông điệp dữ liệu;
- Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ gắn duy nhất với nội dung của thông điệp dữ liệu được chấp thuận;
- Dữ liệu tạo chữ ký số chỉ thuộc sự kiểm soát của chủ thể ký tại thời điểm ký;
- Mọi thay đổi đối với thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
- Phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số.
Trường hợp chữ ký số chuyên dùng công vụ phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ.
Trường hợp chữ ký số công cộng phải được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
- Phương tiện tạo chữ ký số phải bảo đảm dữ liệu tạo chữ ký số không bị tiết lộ, thu thập, sử dụng cho mục đích giả mạo chữ ký; bảo đảm dữ liệu được dùng để tạo chữ ký số chỉ có thể sử dụng một lần duy nhất; không làm thay đổi dữ liệu cần ký.
4. Cách tạo chữ ký điện tử:
4.1 Đăng ký chữ ký điện tử:
Để đăng ký chữ ký điện tử thì bạn đọc cần làm theo 3 bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết
- Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc bản sao công chứng
- Chứng minh nhân dân của cá nhân đối với cá nhân hoặc người đại diện pháp luật của doanh nghiệp đối với doanh nghiệp
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế đối với doanh nghiệp
Bước 2: Gửi hồ sơ đăng ký cho nhà cung cấp
Khi đã hoàn tất hồ sơ, thủ tục đăng ký chữ ký điện tử thì cá nhân hay doanh nghiệp phải liên hệ với nhà cung cấp chữ ký điện tử để làm thủ tục đăng ký. Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ qua tổng đài hoặc qua email. Nhân viên của nhà cung cấp sẽ nhận hồ sơ bản giấy khi bàn giao chữ ký điện tử.
Bước 3: Cấp và bàn giao chữ ký điện tử
Nhà cung cấp sẽ cung cấp chữ ký điện tử thông qua đầu nối và chứng thư điện tử sau đó bàn giao và hướng dẫn cá nhân hay doanh nghiệp về sử dụng chữ ký điện tử.
4.2 Tạo chữ ký điện tử:
Cá nhân, doanh nghiệp tạo chữ ký điện tử trên Microsoft Word như sau:
Bước 1: Mở tab Insert và chọn Signature Line
Bước 2: Màn hình xuất hiện hộp thoại Signature Setup, sau đó bạn nhập thông tin chi tiết về chữ ký bao gồm: tên, tiêu đề, email và ghi chú.
Bước 3: Sau khi kết thúc quy trình chữ ký điện tử, tại nơi thêm vào văn bản sẽ xuất hiện chữ ký. Bạn cũng có thể chọn vị trí của chữ ký trên văn bản và có thể thêm vào hình ảnh để kết thúc việc tạo chữ ký điện tử.
