Hồ sơ và thủ tục thay đổi vốn điều lệ công ty

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc phát sinh tăng giảm vốn điều lệ là một trong những trường hợp thường gặp của doanh nghiệp. Sau đây, LITAX xin chia sẻ đến bạn đọc chi tiết thủ tục tăng giảm vốn điều lệ mới nhất:

Vốn điều lệ là gì?

• Theo khoản 34 Điều 4 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14: “Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần.”

Ý nghĩa của vốn điều lệ đối với doanh nghiệp:

• Thứ nhất, là cơ sở để xác định tỷ lệ phần vốn góp hay sở hữu cổ phần của thành viên, cổ đông trong công ty. Thông qua đó làm cơ sở cho việc phân chia quyền, lợi ích và nghĩa vụ giữa các thành viên, cổ đông trong công ty;
  Cụ thể theo Luật Doanh nghiệp 2020, chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi vốn điều lệ của công ty. Thành viên, cổ đông chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp, trừ một số trường hợp quy định tại Luật Doanh nghiệp.
• Là một trong những cơ sở để xác định điều kiện kinh doanh đối với một số ngành, nghề kinh doanh có điều kiện;
• Vốn điều lệ thể hiện cam kết trách nhiệm bằng tài sản của doanh nghiệp với khách hàng, đối tác. Do đó, vốn điều lệ càng cao, thì độ tin cậy của khách hàng, đối tác với doanh nghiệp càng lớn.

Tăng vốn điều lệ:

Trường hợp doanh nghiệp tăng vốn điều lệ:

Đối với những doanh nghiệp đã đi vào hoạt động được một thời gian và có sự tăng trưởng ổn định thường sẽ phát sinh nhu cầu tăng vốn điều lệ công ty để phù hợp với định hướng phát triển và mục tiêu doanh số của công ty trong tương lai. Những trường hợp cần tăng vốn điều lệ:

• Công ty TNHH một thành viên: Việc tăng vốn điều lệ được thực hiện bằng cách đầu tư thêm hoặc huy động góp vốn từ các nhà đầu tư và chủ sở hữu doanh nghiệp là người quyết định hình thức và mức vốn điều lệ của công ty.

• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Thực hiện tăng vốn bằng cách tăng vốn góp của thành viên hiện tại hoặc tiếp nhận vốn góp của các thành viên mới.

• Doanh nghiệp cổ phần: Tăng vốn điều lệ bằng phương thức chào bán cổ phần, tức tăng thêm số lượng cổ phần được quyền chào bán và bán các cổ phần đó cho các cổ đông hiện hữu hay ra bên ngoài.

Tác động tích cực:

• Gia tăng số lượng thành viên góp vốn nhằm nâng cao chất lượng và quy mô hoạt động của doanh nghiệp.

• Nâng cao độ tin cậy và uy tín của doanh nghiệp bởi việc tăng vốn điều lệ công ty sẽ tăng khả năng chịu trách nhiệm về tài sản, giao dịch tài chính, thuế,…

• Quy mô mở rộng giúp tiếp cận người tiêu dùng dễ dàng hơn, nâng cao giá trị thương hiệu của doanh nghiệp.

• Giảm rủi ro tài chính giữa các thành viên.

Rủi ro khi tăng vốn điều lệ:

Tăng vốn điều lệ công ty cũng tức là tăng khả năng chịu trách nhiệm về tài sản, vật chất của doanh nghiệp trong việc thực hiện các nghĩa vụ tài chính và khoản nợ với ngân hàng, đối tác,… Ngoài ra, khi tăng vốn còn làm tăng mức phí môn bài hàng năm của công ty, bởi phí môn bài được tính dựa trên vốn điều lệ của công ty.

Trường hợp doanh nghiệp giảm vốn điều lệ:

• Hoàn trả vốn góp cho thành viên công ty theo tỷ lệ vốn góp của họ trong vốn điều lệ của công ty nếu đã hoạt động kinh doanh liên tục trong hơn 02 năm, kể từ ngày đăng ký doanh nghiệp và bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác sau khi đã hoàn trả cho thành viên;
• Công ty mua lại phần vốn góp của thành viên theo quy định tại Điều 52 của Luật này;
• Vốn điều lệ không được các thành viên thanh toán đầy đủ và đúng hạn theo quy định tại Điều 48 của Luật này.

Hồ sơ tăng giảm vốn điều lệ:

• Tên, mã số thuế, mã số doanh nghiệp và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

• Họ tên, địa chỉ, quốc tịch và số CMND/CCCD, hộ chiếu của người đại diện pháp lý và thành viên góp vốn.

• Tỷ lệ phân chia vốn góp của mỗi thành viên.

• Vốn điều lệ đã đăng ký và vốn điều lệ muốn thay đổi, hình thức và thời điểm thay đổi vốn.

• Quyết định bằng văn bản và bản sao hợp lệ của biên bản họp Hội đồng cổ đông (công ty cổ phần) hoặc Quyết định của chủ sở hữu công ty TNHH về việc thay đổi vốn điều lệ.

Thủ tục tăng vốn điều lệ công ty

Tùy thuộc vào từng loại hình kinh doanh của các doanh nghiệp mà thủ tục thay đổi vốn điều lệ công ty sẽ có sự khác biệt. Thông thường, nó sẽ trải qua các bước cơ bản sau đây:

• Bước 1: Chuẩn bị thông tin, giấy tờ và hồ sơ để thực hiện thay đổi vốn điều lệ.

• Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thay đổi vốn của công ty theo quy định pháp luật.

• Bước 3: Nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

• Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra và xử lý hồ sơ thay đổi vốn.

• Bước 5: Cập nhật thông tin về vốn điều lệ và cấp giấy phép đăng ký kinh doanh mới.

Những lưu ý khi thay đổi vốn điều lệ công ty

• Các doanh nghiệp cần công bố thông tin thay đổi vốn điều lệ trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thay đổi.

• Thay đổi cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hoàn tất việc thay đổi số vốn điều lệ.

• Chuẩn bị giấy tờ hợp pháp để rút ngắn thời gian xét duyệt hồ sơ tăng vốn điều lệ công ty.

• Thực hiện đóng bổ sung thuế môn bài và nộp hồ sơ khai thuế môn bài cho năm tiếp theo (nếu thay đổi bậc thuế).

Phân biệt vốn điều lệ & vốn pháp định:

Mặc dù vốn điều lệ và vốn pháp định đều là số vốn ban đầu do nhà đầu tư cùng góp vào doanh nghiệp nhưng giữa chúng cũng tồn tại những khác biệt sau đây:

Doanh nghiệp cần đăng ký bao nhiêu vốn điều lệ?

Luật doanh nghiệp năm 2020 không quy định mức vốn điều lệ cụ thể đối với doanh nghiệp nói chung. Tùy vào khả năng kinh tế của chủ sở hữu và mục đích hoạt động mà doanh nghiệp sẽ tự quyết định mức vốn điều lệ cụ thể.

Doanh nghiệp có thể dựa vào các yếu tố sau, để quyết định vốn điều lệ phù hợp:

• Khả năng tài chính của chủ sở hữu.
• Phạm vi, quy mô hoạt động của doanh nghiệp.
• Chi phí hoạt động thực tế của doanh nghiệp sau khi thành lập;
• Dự án kinh doanh ký kết với đối tác…

Quy định về tài sản dùng để góp vốn điều lệ:

Theo Điều 34, Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về tài sản góp vốn:1. Tài sản góp vốn là Đồng Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng, quyền sử dụng đất, quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật, tài sản khác có thể định giá được bằng Đồng Việt Nam.2. Chỉ cá nhân, tổ chức là chủ sở hữu hợp pháp hoặc có quyền sử dụng hợp pháp đối với tài sản quy định tại khoản 1 Điều này mới có quyền sử dụng tài sản đó để góp vốn theo quy định của pháp luật.

Theo quy định này, những tài sản dùng để góp vốn điều lệ bao gồm:

• Đồng Việt Nam.
• Ngoại tệ tự do chuyển đổi.
• Vàng.
• Quyền sử dụng đất.
• Quyền sở hữu trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật.
• Tài sản khác có thể định giá được bằng Đồng Việt Nam.

Lưu ý:

Chỉ những tài sản thuộc quyền sở hữu hợp pháp của cá nhân, tổ chức thì cá nhân, tổ chức đó mới có quyền đem góp vốn thành lập doanh nghiệp.Theo Điều 35 Luật Doanh nghiệp 2020, thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh và cổ đông công ty cổ phần phải có trách nhiệm chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn cho công ty:

• Tài sản có đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đất: Phải làm thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản hoặc quyền sử dụng đất cho công ty.
• Tài sản không đăng ký quyền sở hữu, việc góp vốn: Phải giao nhận tài sản góp vốn có xác nhận bằng biên bản, trừ trường hợp được thông qua tài khoản.

Thời hạn góp vốn điều lệ:

Chủ sở hữu/thành viên/cổ đông phải góp vốn cho công ty đủ và đúng loại tài sản đã cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không kể thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn, thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản.Trường hợp không góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn quy định, thì:

• Chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ bằng giá trị số vốn đã góp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ vốn điều lệ. Trường hợp này, chủ sở hữu phải chịu trách nhiệm tương ứng với phần vốn góp đã cam kết đối với các nghĩa vụ tài chính của công ty phát sinh trong thời gian trước ngày cuối cùng công ty đăng ký thay đổi vốn điều lệ theo quy định;
• Công ty TNHH 2 thành viên trở lên phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ, tỷ lệ phần vốn góp của các thành viên bằng số vốn đã góp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ phần vốn góp theo quy định. Các thành viên chưa góp vốn hoặc chưa góp đủ số vốn đã cam kết phải chịu trách nhiệm tương ứng với tỷ lệ phần vốn góp đã cam kết đối với các nghĩa vụ tài chính của công ty phát sinh trong thời gian trước ngày công ty đăng ký thay đổi vốn điều lệ và tỷ lệ phần vốn góp của thành viên;
• Công ty cổ phần phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng mệnh giá số cổ phần đã được thanh toán đủ, trừ trường hợp số cổ phần chưa thanh toán đã được bán hết trong thời hạn này đồng thời phải đăng ký thay đổi cổ đông sáng lập. Cổ đông chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua phải chịu trách nhiệm tương ứng với tổng mệnh giá cổ phần đã đăng ký mua đối với các nghĩa vụ tài chính của công ty phát sinh trong thời hạn trước ngày công ty đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ.

Doanh nghiệp nên đăng ký vốn điều lệ cao hay thấp?

• Trừ khi kinh doanh các các ngành, nghề yêu cầu mức vốn tối thiểu, còn lại doanh nghiệp được tùy chọn mức vốn điều lệ. Mức vốn điều lệ này không ảnh hưởng nhiều tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhưng có ảnh hưởng trực tiếp tới mức lệ phí môn bài doanh nghiệp phải đóng.
• Tùy vào quy mô kinh doanh mà doanh nghiệp cần đăng ký cho mình mức vốn điều lệ phù hợp nhưng cũng cần tính đến khoản lệ phí môn bài phải nộp hằng năm. Theo Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP, mức thu lệ phí môn bài như sau: