Hình thức chứng từ ghi sổ là hình thức mà các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh ở Chứng từ gốc trước hết phải được phân loại, tổng hợp, lập Chứng từ ghi sổ, sau đó mới sử dụng Chứng từ ghi sổ để ghi Sổ cái các tài khoản. Hãy cùng DUNTAX tìm hiểu chi tiết trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ, cụ thể:
1. Hệ thống sổ kế toán sử dụng:
• Chứng từ ghi sổ
• Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
• Sổ cái
• Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
2. Công việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
• Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
• Ghi theo nội dung trên sổ cái.
•Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
•Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm. Chứng từ kế toán đính kèm phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ:
Hàng ngày:
- Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Sau đó dữ liệu được dùng để ghi vào sổ cái.
Cuối tháng:
- Phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
• Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu. Số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.
=> Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
4. Ưu điểm nhược điểm của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
• Ưu điểm:
Dễ dàng thực hiện phân công công việc cho các kế toán. Mỗi kế toán có thể phụ trách theo dõi từng phần hành: tiền lương, tài sản cố định…
• Nhược điểm:
Việc ghi chép đôi khi bị trùng lặp. Một nghiệp vụ được phản ánh làm nhiều lần trước khi ghi vào sổ cái. Do vậy công việc ghi chép sẽ tăng lên hàng ngày.
