Hiện nay, hoá đơn điện tử đã được đưa vào sử dụng rộng rãi. Việc lưu trữ Hoá đơn điện tử cần tuân thủ đúng quy định. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ những quy định đó. DUNTAX xin chia sẻ chi tiết đến bạn đọc trong bài viết dưới đây:
1. Hóa đơn điện tử là gì?
- Căn cứ theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/3/2011 khái niệm hóa đơn điện tử được quy định như sau:
“Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.” - Hoá đơn điện tử theo quy định của Pháp luật được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Khái niệm hóa đơn điện tử đầu vào:
- Theo quy định tại Điều 3, Khoản 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC: Hóa đơn điện tử đầu vào được hiểu một cách đơn giản là hóa đơn được lập dưới hình thức hóa đơn điện tử sử dụng với mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện theo quy định của Pháp luật về hóa đơn điện tử.
- Cũng giống như hóa đơn điện tử đầu ra hóa đơn điện tử đầu vào được lưu trữ làm căn cứ để kiểm tra đối soát khi cần, đảm bảo tính minh bạch của sản phẩm, hàng hóa và tránh các rủi ro cho doanh nghiệp, đơn vị kinh doanh.
Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là gì?
- Lưu trữ hóa đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả tại các phần mềm quản lý chuyên dụng, email… để đảm bảo an toàn, bảo mật tuyệt đối và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.
2. Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn đầu vào và đầu ra như thế nào?
2.1 Đối với bên bán:
- Phải lưu trữ HĐĐT trong 10 năm.
- Không cần lưu trữ HĐĐT ở dạng giấy mà có thể lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng điện tử (định dạng XML) khi sử dụng phần mềm HĐĐT đầu vào.
- Ngay khi hóa đơn được tạo lập trên phần mềm thì dữ liệu đã được lưu trên hệ thống. Nên Export dữ liệu và nén dữ liệu lại dưới dạng .zip và tiến hành lưu vào ổ cứng để tránh trường hợp rủi ro.
2.2 Đối với bên mua:
- Nên lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào bằng ổ cứng di động, USB, máy tính để HĐĐT có dạng XML.
- Có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng PDF nhưng bản thể hiện này không có giá trị pháp lý.
3. Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào:
Theo Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14-03-2011 điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào sẽ đảm bảo những điều kiện sau:
-
- Đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT, nội dung của hoá đơn phải đảm bảo độ chính xác, dễ dàng truy cập hay tham chiếu trong trường hợp cần thiết.
- Thông tin chứa trong HĐĐT có quyền truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Ngoài ra, cần phải tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định theo Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
- HĐĐT được lưu trữ phải được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, có đầy đủ thông tin về ngày/giờ/người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.
4. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào:
4.1 Căn cứ pháp lý:
- Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào cũng giống như hóa đơn điện tử đầu ra được thực hiện theo quy định lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Căn cứ vào Khoản 1 và Khoản 2, Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC thì người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.
Lưu ý:
- Trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
- Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của HĐĐT ra các vật mang tin hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử. VD: Có thể ghi bằng bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong.
4.2 Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
- Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
- Nội dung của HĐĐT được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó;
- HĐĐT được lưu trữ cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
4.3 Bên cạnh đó tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:
(1) Hóa đơn điện tử phải được bảo quản và lưu trữ bằng phương tiện điện tử;
(2) Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
- Khi cần hóa đơn điện tử in được ra giấy hoặc có thể tra cứu khi có yêu cầu;
( 3) Được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình;
(4) Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định thì được phép tiêu hủy. Đồng thời, việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.
Như vậy, quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào có đặc thù riêng khác với lưu trữ hóa đơn giấy. Tuy nhiên, điểm chung của lưu trữ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy là lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán về thời gian lưu trữ. Mặt khác khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của các đơn vị trung gian doanh nghiệp an tâm hơn do đơn vị trung gian cũng sẽ thực hiện lưu trữ các hóa đơn cũng được lưu trữ lại giảm thiểu tối đa các rủi ro khi không may các dữ liệu hóa đơn điện tử đầu vào bị mất.
Để được tư vấn kĩ hơn về Hoá đơn điện tử, mời Quý Khách hàng liên hệ:
- Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Thuế Dũng Nguyễn
- Hotline/Zalo: 0399 66 77 88
- Trụ sở chính: 6-8 Nguyễn Hậu, Ph.Tân Thành, Q.Tân Phú, HCMC
- Mail: dungnguyenact@gmail.com
