Hạch toán là một từ ngữ chuyên ngành quen thuộc đối với dân kế toán. Đối với doanh nghiệp đây là một trong những vấn đề được chủ doanh nghiệp quan tâm nhất. Bởi lẽ, hạch toán sẽ phản ánh và cung cấp một cách đầy đủ cho việc chỉ đạo và quản lý kinh tế. Hãy cùng Duntax tìm hiểu chi tiết hơn về hạch toán & các loại hạch toán thông dụng hiện nay:
1. Hạch toán là gì?
Hạch toán là một hệ thống gồm 4 quá trình: quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép nhằm quản lý các hoạt động kinh tế ngày một chặt chẽ hơn. Trong đó:
– Quan sát: Đây là hoạt động đầu tiên của quá trình quản lý nhằm định hướng, phản ánh, sự tồn tại của đối tượng cần thu thập.
– Đo lường: Nhằm để lượng hóa các hao phí trong sản xuất và của cải vật chất đã sản xuất ra bằng các đơn vị đo thích hợp.
– Hạch toán: Là quá trình sử dụng các phép tính, phương pháp phân tích, tổng hợp để nhận biết được mức độ thực hiện và hiệu quả của mỗi quá trình kinh tế.
– Ghi chép: Đây là quá trình thu nhận, xử lý, ghi lại tình hình và kết quả các hoạt động kinh tế để có căn cứ thông tin và ra quyết định phù hợp.
2. 03 loại hạch toán thông dụng hiện nay:
Tại Việt Nam, hiện đang có 3 loại hạch toán chính:
2.1 Hạch toán thống kê:
Hạch toán thống kê có những đặc trưng tương tự như thống kê hiện đại. Nó được dùng để nghiên cứu mối liên hệ mật thiết giữa mặt lượng và chất của các hiện tượng về mặt kinh tế – xã hội trong điều kiện thời gian và địa điểm làm việc cụ thể. Qua đó, có thể rút ra được bản chất và tính quy luật trong sự phát triển của các hiện tượng đó.
2.2 Hạch toán nghiệp vụ:
Hạch toán nghiệp vụ là sự theo dõi, phản ánh và kiểm tra trực tiếp từng nghiệp vụ cụ thể để phục vụ cho việc chỉ đạo thường xuyên, kịp thời tình hình thực hiện của các quá trình và nghiệp vụ. Hiện vật, lao động và giá trị là những thước đo phù hợp cho loại hạch toán này.
2.3 Hạch toán kế toán:
Đây là loại hạch toán phổ biến và thường được dùng nhiều hiện nay giúp con người thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản. Để từ đó có thể tra toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế, tài chính của một đơn vị.
3. Các phân loại hạch toán kế toán:
3.1 Theo mức độ, tính chất thông tin:
Hạch toán kế toán chia thành 2 loại:
– Kế toán tổng hợp: Đây là loại hạch toán kế toán mà thông tin kế toán được ghi chép, thu nhận và cung cấp ở dạng tổng quát theo những chỉ tiêu tổng hợp bằng thước đo tiền tệ.
– Kế toán chi tiết: Đây là loại hạch toán kế toán mà thông tin kế toán thu nhận, cung cấp ở dạng chi tiết, cụ thể về một chỉ tiêu tổng hợp do kế toán tổng hợp thực hiện. Các chỉ tiêu chi tiết này được đo thước đo tiền tệ, hiện vật, hoặc thước đo lao động.
3.2 Theo cách ghi chép thu nhận thông tin:
Hạch toán kế toán chia thành 2 loại:
– Kế toán đơn: Loại hạch toán kế toán này sẽ đảm nhận việc ghi chép, thu nhận các thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính một cách độc lập, riêng biệt.
– Kế toán kép: Loại hạch toán kế toán này sẽ đảm nhận việc ghi chép, thu nhận các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo đúng nội dung và sự vận động biện chứng giữa các đối tượng kế toán.
3.3 Theo phạm vi thông tin kế toán cung cấp:
Hạch toán kế toán chia thành 2 loại:
– Kế toán tài chính: Loại kế toán này thường thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp sử dụng. Thông thường loại hình kế toán này sử dụng thước đo tiền tệ là chủ yếu.
– Kế toán quản trị: Loại kế toán này thường thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp nhằm quản lý, nghiên cứu đề ra các quyết định trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thường kế toán quản trị sẽ sử dụng cả ba loại thước đo tiền tệ, hiện vật và lao động trong công việc.
3.4 Theo đặc điểm, mục đích hoạt động của đơn vị kế toán:
Hạch toán kế toán chia thành 2 loại:
– Kế toán công: Loại hạch toán kế toán này được tiến hành ở những đơn vị hoạt động không có tính chất kinh doanh hay hoạt động không vì mục đích lợi nhuận.
– Kế toán doanh nghiệp: Loại hạch toán kế toán này được tiến hành ở những đơn vị tổ chức kinh tế hoạt động sản xuất kinh doanh với mục đích tìm kiếm lợi nhuận.
4. Đặc điểm của hạch toán kế toán:
4.1 Đối tượng nghiên cứu:
Hạch toán kế toán thường nghiên cứu về các hoạt động kinh tế tài chính: sự biến động về tài sản, vốn, sự luân chuyển của tài sản, quá trình vận động của vốn trong các tổ chức, các đơn vị,… Nhờ đó mà hạch toán kế toán thực hiện được sự giám đốc liên tục cả nước, trong quá trình kinh doanh.
4.2 Phương pháp nghiên cứu:
Hạch toán kế toán thường kết hợp cả ba loại thước đo nhưng chủ yếu là sử dụng thước đo giá trị. Ngoài ra, còn kết hợp một số phương pháp như: phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán.
4.3 Khái niệm thông tin hạch toán kế toán:
Thông tin hạch toán kế toán là những thông tin về sự tuần hoàn của vốn. Trong doanh nghiệp, quá trình sản xuất kinh doanh từ cung cấp vật tư cho sản xuất đến tiêu thụ đều được phản ánh đầy đủ và sinh động qua thông tin kế toán. Thông tin này có ý nghĩa rất lớn đối với việc ứng dụng hạch toán kinh doanh.
Thông tin hạch toán kế toán luôn là những thông tin về hai mặt của mỗi hiện tượng, mỗi quá trình: tài sản và nguồn vốn, tăng và giảm, chi phí và kết quả,… Vì thế, mỗi thông tin thu được đều là kết quả của quá trình có tính hai mặt.
5. Vai trò của hạch toán là gì?
- Phục vụ cho nhà quản lý: Thông qua các thông tin hạch toán, các cấp quản lý có thể lập ra và kiểm soát được những kế hoạch khả thi để phát triển doanh nghiệp một cách dễ dàng.
- Phục vụ cho nhà đầu tư: Thuận lợi cho các nhà đầu tư nắm bắt được các thông tin về hiệu quả kinh doanh và khả năng dùng vốn đầu tư của doanh nghiệp. Từ đó, họ sẽ có quyết định là có nên đầu tư cho doanh nghiệp này hay không.
- Phục vụ cho cơ quan nhà nước: Giúp các cơ quan Nhà nước nắm bắt kịp thời và chính xác tình hình kinh doanh và lợi nhuận của các doanh nghiệp, từ đó đặt ra chính sách thuế hoặc hỗ trợ đầu tư phù hợp nhất.
6. Yêu cầu của hạch toán kinh doanh là gì?
6.1 Đảm bảo tính thống nhất:
Công tác kế toán được tổ chức theo một hệ thống nhất từ trung ương cho đến các đơn vị kinh tế cơ sở. Do đó, những tài liệu kế toán khi cung cấp phải được đảm bảo tính thống nhất và đúng quy định của nhà nước.
6.2 Đảm bảo tính chính xác, khách quan và trung thực:
Những thông tin của kế toán cần đảm bảo được tính chính xác, khách quan và đúng với bản chất của các hoạt động kinh tế. Điều này sẽ giúp cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và những cấp quản lý của doanh nghiệp nhận thức chính xác về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Qua đó, họ sẽ đưa ra được những giải pháp đúng đắn nhằm nâng cao hiệu suất và giảm thiểu các hoạt động kém hiệu quả.
6.3 Đảm bảo tính kịp thời:
Để nền kinh tế trong nước được phát triển và mở rộng hơn nữa thì những người quản lý cần nắm bắt kịp thời những thông tin về hoạt động tài chính, kinh tế từng thời điểm/kỳ. Để từ đó đưa ra được những quyết định phù hợp và đúng đắn.
6.4 Đảm bảo sự rõ ràng, dễ hiểu:
Những thông tin kế toán khi cung cấp cần phải rõ ràng, chính xác và dễ hiểu để cơ quan Nhà nước có thể kịp thời phát hiện và ngăn chặn những hành vi vi phạm trong hoạt động quản lý tài chính của các doanh nghiệp.
7. Nhiệm vụ của hạch toán trong kế toán là gì?
Hạch toán là một hệ thống có nhiệm vụ thu nhận và xử lý những tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Qua đó, kiểm tra tình hình chỉ tiêu của kế hoạch, kiểm tra hoạt động sử dụng tài sản và thực hiện những hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.
Đến đây, chắc hẳn các bạn đã biết rõ hạch toán kinh doanh là gì rồi phải không nào? Tiếp theo bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn nhận biết cùng lưu ý một số lỗi thường gặp khi hạch toán và cách khắc phục sao cho phù hợp.
8. Những sai sót hay gặp phải khi hạch toán kế toán:
8.1 Sai sót về tiền mặt:
- Nhiều trường hợp không kiểm tra kỹ và chủ quan dẫn đến số tiền trên phiếu thu, chi khác so với những khoản thu chi trên sổ sách kê toán.
- Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ và sổ kế toán không tách biệt…
- Số dư quỹ tiền mặt thực tế âm do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu.
- Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế và biên bản kiểm kê quỹ khi tiến hành kiểm tra.
– Phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định (thiếu dấu, chữ kí của thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, thủ quỹ,…); không có hoặc không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ; nội dung chi không đúng hoạt động kinh doanh.
– Phiếu chi trả nợ người bán hàng mà người nhận là cán bộ công nhân viên trong Công ty nhưng không có phiếu thu hoặc giấy nhận tiền của người bán hàng kèm theo để chứng minh số tiền này đã được trả tới người bán hàng.
8.2 Sai sót về tiền gửi ngân hàng:
- Chênh lệch sổ sách kế toán với biên bản đối chiếu với ngân hàng, với các bảng cân đối số phát sinh.
- Các khoản rút quá số dư, gửi tiền, tiền lãi vay…phán ánh chi phí không hợp lý.
- Khi xảy ra tranh chấp thì tên người nhận trên ủy quyền chi và tên đối tượng công nợ không khớp với nhau.
8.3 Sai sót về đầu tư tài chính ngắn hạn:
- Không hạch toán lãi lỗ kinh doanh chứng khoán hoặc hạch toán khi chưa có đầy đủ hóa đơn chứng từ từ đó dẫn đến những hậu quả phát sinh đi kèm ảnh hưởng đến việc kiểm soát nguồn vốn, chi thu trong doanh nghiệp.
- Việc đầu tư kinh doanh không có hóa đơn hay giấy tờ chứng minh việc chuyển nhượng cho khoản đầu tư.
- Đầu tư ngắn hạn khác không mang tính chất đầu tư mà là các khoản phải thu khác (thu tiền chi phân phối sai chế độ cho cán bộ công nhân viên).
8.4 Các khoản phải thu của khách hàng:
- Hạch toán sai nội dung, số tiền, tính chất tài khoản phải thu, hạch toán các khoản phải thu không mang tính chất phải thu thương mại vào TK131.
- Nhiều trường hợp không tiến hành bù trừ cùng đối tượng hoặc bù trừ công nợ không cùng đối tượng.
- Nhiều tài khoản khác nhau cùng quản lý cho một đối tượng.
- Ghi nhận các khoản trả trước cho người bán không có chứng từ hợp lệ. Các khoản đặt trước tiền hàng cho người bán hoặc có mối quan hệ kinh tế lâu dài, thường xuyên với các tổ chức kinh tế khác nhưng không tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế giữa hai bên.
8.5 Phải thu khác:
- Không thực hiện theo dõi chi tiết các khoản phải thu trong quá trình kinh doanh và các hoạt động liên quan khác.
- Chưa hoặc không tiến hành đối chiếu các khoản phải thu bất thường, tài sản thiếu chờ xử lý không có biên bản kiểm kê, không xác định được nguyên nhân thiếu để quy trách nhiệm.
- Không phân loại các khoản phải thu khác ngắn hạn và dài hạn theo quy định của pháp luật.
