Thủ tục đăng ký và hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số

Chữ ký số hiện nay đã được áp dụng rộng rãi với nhiều cá nhân, tổ chức để thuận tiện hơn trong việc giao dịch qua Internet và quản lý chứng từ. Tuy nhiên vẫn có nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu rõ Chữ ký số là gì? Mục đích sử dụng ra sao? Hãy cùng LITAX tìm hiểu tất tần tật những điều cần biết về CKS nhé:

Chữ ký số là gì?

• Chữ ký số là loại chữ ký điện tử được sử dụng để thay thế cho chữ ký thường bằng tay trên các thiết bị điện tử hay văn bản tài liệu. Thông qua việc sử dụng chữ ký số này sẽ giúp xác thực được người gửi tài liệu đối với các giao dịch điện tử qua internet và đảm bảo rằng nội dung gốc của tài liệu đó không bị thay đổi sữa chữa.
• Chữ ký điện tử hay còn gọi là token được xem như con dấu điện tử, dùng để hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động như nộp thuế trực tuyến, giao dịch ngân hàng điện tử, kê khai hải quan điện tử, cổng thông tin quốc gia, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, ký hợp đồng với đối tác trực tuyến… mà không cần phải thực hiện các giấy tờ, thủ tục rườm rà như phương pháp truyền thống.

Chức năng của Chữ ký số:

Chức năng chính của chữ ký số là thực hiện giao dịch điện tử mà vẫn đảm bảo về mặt pháp luật và được công nhận. Cụ thể như sau:

• Chữ ký số là công cụ thay thế cho chữ ký tay trong các giao dịch thương mại điện tử trên môi trường công nghệ, giúp hoạt động giao dịch có thể diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật.
• Chữ ký số cá nhân cá giá trị pháp lý tương tự như chữ ký tay, đảm bảo giao dịch đầy đủ về mặt pháp lý.
• Chữ ký số trong doanh nghiệp có giá trị tương đương như con dấu và người đại diện pháp luật cho doanh nghiệp.
• Chữ ký số dùng để ký trong các giao dịch như thư điện tử, mail để xác nhận chính xác người gửi thư cho khách hàng.
• Chữ ký số có thể dùng để kê khai nộp thuế trực tuyến hay kê khai hải quan trực tuyến.
• Chữ ký số dùng để đóng bảo hiểm, đầu tư chứng khoán, giao dịch chuyển tiền bảo mật, độ an toàn tuyệt đối.
• Hợp đồng thỏa thuận giữa 2 doanh nghiệp cũng có thể được ký kết trực tuyến với chữ ký số.

Hướng dẫn sử dụng Chữ ký số:

Hồ sơ đăng ký:

• Bản sao công chứng GPKD
• Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký thuế
• Bản sao công chứng CCCD/hộ chiếu người đại diện pháp luật/chủ doanh nghiệp

Ba bước sử dụng CKS:

• Bước 1: Cắm chữ ký số (USB) vào máy tính
• Bước 2: Chọn chế độ cài đặt tự động
• Bước 3: Sau khi cài đặt, màn hình sẽ hiển thụ đầy đủ thông tin của chữ ký số và giao diện tuỳ theo từng đơn vị cung cấp

Cách tra cứu thời hạn:

• Hiện nay, doanh nghiệp có thể mua chữ ký số của các đơn vị cung cấp chữ ký số sau: Viettel, FPT, BKAV, CK, Vina, Newtel, CA2 (Nacencomm), Safe-CA…
• Tùy vào mục đích sử dụng và quy mô hoạt động mà doanh nghiệp sẽ chọn đơn vị cung cấp và thời hạn sử dụng của chữ ký số. Tuy nhiên, để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cũng như các giao dịch hành chính qua phương pháp điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo chữ ký số còn thời hạn sử dụng.
• Doanh nghiệp có thể kiểm tra thời hạn sử dụng chữ ký số theo hai cách sau:

Cách 1: Sử dụng tài khoản thuế của doanh nghiệp.

• Bước 1: Truy cập trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/;
• Bước 2: Đăng ký tài khoản, sau đó đăng nhập theo hướng dẫn trên hệ thống;
• Bước 3: Sử dụng các tính năng được tích hợp theo từng mục hiển thị trên hệ thống. Tại bước này, nếu chữ ký số hết hạn sẽ có thông báo hiển thị tình trạng hết hạn của chữ ký số.

Cách 2: Cài đặt phần mềm chữ ký số của đơn vị cung cấp.

• Bước 1: Cắm chữ ký (USB) vào máy tính;
• Bước 2: Chọn chế độ “cài đặt tự động”;
• Bước 3: Sau khi cài đặt, ở góc màn hình máy tính sẽ hiển thị thông tin về thời hạn sử dụng của chữ ký số.

Chữ ký điện tử là gì?

Khái niệm:

Khoản 11 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 quy định:

“Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.”

Chữ ký điện tử có tính pháp lý khi nào?

Theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được quy định như sau:

• Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.
• Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký của cá nhân đó trong văn bản giấy.
• Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng đối với một thông điệp dữ liệu nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức đó.