Hoá đơn điện tử đã được triển khai sử dụng từ lâu, song vẫn có nhiều điều doanh nghiệp hay kế toán vẫn còn băn khoăn. Đặc biệt là phần chữ ký của người mua có bắt buộc hay không? …. Duntax xin chia sẻ đến quý vị chi tiết trong bài viết sau:
1. Đối với doanh nghiệp sử dụng HĐĐT theo quy định tại thông tư số 32/2011/TT-BTC:
Khoản 3 điều 3 nêu rõ Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Điểm e Khoản 1 và khoản 2 Điều 6 quy định những nội dung bắt buộc có trên HĐĐT gồm:
“1. Hoá đơn điện tử phải có nội dung sau: ….
e, Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của người bán, ngày tháng năm lập và gửi hoá đơn. Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
- Một số trường hợp HĐĐT không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của BTC”.
Khoản 2 – điều 8 Thông tư số 32/2011/BTC:
“Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hoá đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên HĐĐT nhận được và gửi cho người bán HĐĐT có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán.”
2. Đối với Doanh nghiệp sử dụng HĐĐT theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP hoặc thông tư 68/2019/TT-BTC:
Theo điểm đ, khoản 1, điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP về HĐĐT khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ thì:
- Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thoả thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký ố, ký điện tử trên HĐĐT do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hoá đơn.
- Trường hợp HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua thực hiện tại Khoản 3 Điều 3 như sau:
- Trên HĐĐT không nhất thiết phải có chữ ký của người mua (bao gồm cả trường hợp lập HĐĐT khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thoả thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký ố, ký điện tử trên HĐĐT do người bán lập thì hoá đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử theo thoả thuận của hai bên.
- Đối với hoá đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chi tiêu tên hoá đơn, ký hiệu mẫu số hoá đơn, ký hiện hoá đơn, số hoá đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của ngườii mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế GTGT. Người bán phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ háo đơn điện tử đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh theo quy định và đảm bảo có thể tra cưu khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
- Hoá đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữ các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vẫn tải hàng không quốc tế thì trên hoá đơn không nhất thiết phải có các chi tiêu: ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫy hoá đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
3. Trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua trên hoá đơn:
Công văn số 411/TCT-DNL ngày 04/02/2020 của Tổng cục thuế về việc triển khai áp dụng HĐĐT:
- HĐĐT đối với hoạt động bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ giao cho KH không phải là đơn vị kế toán thì không phải có chữ ký điện tử của người mua.
- Người mua là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người mua và người bán như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán phiếu thu…thì Ngân hàng lập HĐĐT cho khách hàng theo quy định, trên HĐ không ngất thiết phải có chữ ký của Khách hàng.
Duntax cung cấp giải pháp hoá đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro. Để được tư vấn hoàn toàn miễn phí, mời Quý Khách Hàng liên hệ:
- Hotline: 0912 02 02 72
- Zalo: 0399 66 77 88
- Trụ sở: 6-8-10 Nguyễn Hậu, Phường Tân Thành, Quận Tân Phú, TP HCM
